Un appel d’offre est un document que vous allez créer vous permettant d’énoncer votre demande avec vos besoins et vos contraintes pour votre évènement. Ce document sera envoyé à des fournisseurs afin de vous fournir une cotation et la réponse la plus adaptée possible à votre demande. Les offreurs sont donc mis en concurrence et il vous suffira de choisir la proposition qui vous convient le plus.
Le fait de confier l’organisation de votre évènement ( comme un séminaire ) à des professionnels vous permettra ainsi de gagner du temps, de disposer d’une réponse parfaitement adaptée à vos besoins et envies et également d’optimiser votre budget.
Dans le domaine de l’évènementiel et du MICE il existe deux formes d’appel d’offre : l’évènement précis et le contrat cadre (ou accord-cadre ?)
L’évènement précis concerne donc un seul évènement alors que l’accord cadre concerne des prestations répétitives, ce contrat est établi pour une période donnée entre le client et le ou les prestataires sélectionnés (qui ont donc apporté la réponse la plus pertinente pour vos demandes).
Nous allons maintenant (rentrer dans le vif du sujet et) vous aider à construire votre appel d’offre à travers plusieurs étapes clefs afin de recueillir des réponses adaptées et optimiser votre recherche.
Il est important que le document soit facile à comprendre et professionnel.
Dans un premier temps vous devez réunir vos besoins, envies et contraintes en établissant un cahier des charges détaillé. N’hésitez pas à être très précis à propos de vos exigences à propos de la localisation de la salle ou de l’hôtel, de la restauration, du nombre de nuitées nécessaires et tout ce qui vous semble important ainsi que votre budget, un appel d’offre correctement chiffré est beaucoup plus pertinent et évite les risques de perte de temps. Plus vous vous appliquerez pour établir le document au départ, plus vous allez gagner du temps par la suite !
Faites également part dans votre demande d’un échéancier précis. Indiquer aux fournisseurs votre délai de réponse mais aussi les dates précises de votre événement avec le délai que vous accordez pour la livraison des prestations commandées.
Vous devez également mentionner les critères par lesquels vous allez sélectionner l’offre qui vous convient, afin de donner une ligne directionnelle aux fournisseurs. Soyez le plus objectif possible en choisissant par exemple une certaine qualité.
Enfin pensez à préciser le déroulement prévu pour l’ensemble du processus de travail une fois que vous aurez choisi l’offreur, pour que lui-même soit en accord avec votre façon de procéder.
Voici donc les différentes étapes à respecter pour établir un appel d’offre agence évènementielle afin d’obtenir les meilleurs retours possibles. N’oubliez donc pas le principal : allez à l’essentiel et soyez précis !
Cet article est en cours de rédaction, il ne s’agit là que d’un brouillon