Comment gérer/piloter les gros évènements ?

La bonne organisation d’un gros évènement est possible grâce à différentes étapes à respecter. Il est nécessaire de respecter ses étapes pour disposer d’une certaine marge de manœuvre pour les quelconques modifications ou contraintes que l’évènement peut rencontrer.

Un séminaire s’organise minutieusement et nécessite un suivi avant, pendant et après pour assurer une expérience plus que convenable aux clients.

Dans un premier temps il faut tout simplement se préparer ! Vous voulez organiser un séminaire pour votre entreprise ; pourquoi ? Quels seront les points importants ? Quel sera le budget global ? Cette première étape est une vision globale de votre événement. Vous devez connaitre votre objectif avant de vous lancer dans l’organisation, il est important de savoir qu’elles seront les missions, voulez-vous remercier, stimuler, encourager ou sensibiliser vos collaborateurs ?

Ensuite vous devez aller plus en profondeur dans votre organisation en appréhendant la seconde étape : identifier les besoins et travailler le concept. Cette étape est majeure pour la réussite du séminaire et pour que vous puissiez atteindre les objectifs établis durant la préparation.

Il faut ainsi se poser les bonnes questions :

  • -Quels seront les acteurs de ce séminaire ?
  • -Que doivent-ils faire ?
  • -Quel sera le thème ?
  • -Sous quel format ?

Evidemment vous devez également décider d’une date, d’une durée et d’une localisation.

Une fois que vous avez réuni toutes ces informations vous pouvez vous lancer dans la rédaction du cahier des charges, du planning et du budget. Cette étape est cruciale car elle va permettre ensuite d’établir des contrats avec les futurs prestataires.

Le cahier des charges est un document qui comprend tout vos besoins et contraintes de façon exhaustive et se doit d’être totalement transparent. Tout doit être expliquer de manière à s’assurer que tout le monde soit d’accord. Il va ainsi cadrer la prestation à venir, il est considéré comme un réel contrat et assure autant le client que le prestataire. Il doit donc comprendre des clauses juridiques, des modalités de validation et également le planning précis du séminaire.

Ne négligez pas la précision durant la rédaction de votre cahier des charges, il vous sera d’une grande aide durant toute la durée de l’organisation mais également durant le déroulement de l’événement mais aussi pour un feed back après le séminaire, étant donné que vous organiser un gros séminaire, le retour sur expérience sera d’autant plus important.

En lien avec le cahier des charges il est important d’établir un planning précis sur l’organisation et le déroulement de l’évènement, n’hésitez pas à entrer dans les détails, l’heure d’arrivée et de départ, l’heure des réunions, des pauses, des déjeuners et diners et des diverses animations que vous allez proposer, plus le groupe est nombreux plus tous les détails sont importants pour ne causer aucune incompréhension pour les participants ou prestataires.

Tous les besoins sont établis maintenant vous devez sélectionner les prestataires qui vont participer au bon fonctionnement de votre événement. Cette étape est très importante car la salle, l’hôtel, le traiteur et les animations diverses vont être la vitrine de votre travail. Assurez-vous de choisir des fournisseurs de qualité et de confiance qui peuvent vous fournir un service à la hauteur de vos objectifs. Dans le cahier des charges vous aurez bien développé les exigences mais pensez à en reparler aux prestataires au moment venu.

Durant l’organisation d’un gros projet nous ne sommes à l’abris d’aucun imprévu. C’est pourquoi vous allez devoir maintenant anticiper tous les risques.

Vous allez devoir vous projeter et penser à toutes les éventualités, des annulations, des ajouts, la météo ou encore un prestataire qui vous fait faux bond. N’oubliez pas que vous allez devoir gérer un gros groupe et qu’il sera nécessaire de proposer une solution de secours pour chaque imprévu. Notre conseil est d’établir une liste « du pire », dans laquelle vous allez énoncer tous les risques possibles et chercher des solutions adaptées et réalisables facilement.

Le jour J est (enfin) arrivé ! Vous allez devoir être présent et vous assurer du bon déroulement du séminaire avant, pendant et après. Pensez à venir plus tôt, éventuellement la veille si possible pour vous assurer que vous disposez de tout le matériel, que la salle est correcte, que la disposition vous convient et commencer à prendre vos marques pour rendre l’expérience de vos clients plus facile.

Pendant l’événement soyez disponible et à l’écoute de toutes les demandes de dernière minute, vous devez être flexible et vous adapter à toutes les éventualités !

Enfin, après votre événement pensez à demander un feed back, qu’il soit positif ou négatif il est plus que nécessaire pour que vous puissiez à l’avenir travailler sur certains points. Vous devez mesurer les résultats afin de savoir si vous avez atteint vos objectifs et répondu à vos questions du départ. Pensez également à faire un retour aux différents prestataires, afin de les aider à s’améliorer et de garder un bon contact avec ceux qui vous ont convaincu.

Voici donc les étapes clefs de l’organisation d’un gros événement, n’oubliez pas que l’anticipation, la précision et la flexibilité sont des points très importants que vous devez intégrer durant votre préparation. 

Cet article est en cours de rédaction, il ne s’agit là que d’un brouillon.

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