Hôtel séminaire : bien faire son choix

Faire le bon choix pour le lieux de votre séminaire

Lorsqu’on décide d’organiser un séminaire hors des quatre murs de l’entreprise et que l’évènement dure plus d’une journée, il faut penser à l’hébergement des participants. L’hôtel reste le choix le plus évident. Il faut seulement trouver l’établissement idéal. C’est pourquoi on doit agir avec méthode en prenant en compte les bons critères.

Opter pour l’hôtel adapté à l’événement

Pour trouver l’hôtel séminaire idéal, il faut tenir compte des caractéristiques de l’évènement. S’agit-il d’une réunion avec les collaborateurs ou avec les partenaires d’affaires ? Est-ce que c’est un séminaire incentive ? Quel est le nombre des participants ? En voilà les premières questionsqu’il faut poser. Les réponses vous permettent déjà de définir le type d’hôtel à privilégier.

Il faut aussi étudier le programme afin de déterminer les espaces indispensables durant l’évènement. C’est aussi un moyen d’affiner le choix de l’hôtel. En fait, l’objectif est de trouver un établissement qui correspond à la nature du séminaire à organiser et aux profils des invités.

Définir le budget de la réunion

C’est un critère essentiel, car il pourra limiter votre choix. Cependant, même si vous avez un budget réduit, il faut rester optimiste. Vous n’êtes pas obligé de vous contenter d’un établissement bas de gamme à l’aspect trop rustique. Actuellement, il est bel et bien possible de trouver un hôtel séminaire moderne et confortable qui propose des offres avantageuses. Si nécessaire, n’hésitez pas à négocier le tarif.

Dans le cas où l’établissement trouvé ne peut pas accueillir tous les invités, il est primordial de chercher un autre hôtel situé non loin du premier. Il faut aussi que les deux hébergements aient le même standing.

La gamme et l’accessibilité de l’hôtel

La prochaine étape consiste à choisir la gamme de l’hôtel séminaire. Elle dépend pratiquement du niveau de confort que vous voulez offrir à vos invités. Si vous avez convoqué un groupe VIP pour la réunion, il faut s’adresser à un établissement 5 étoiles. Bien sûr, le paysage environnant et le style architectural de l’hôtel ne sont pas à négliger. C’est toujours agréable de travailler dans un cadre exceptionnel. L’accessibilité de la propriété, c’est également un élément important surtout si le budget est restreint. Pour réduire les dépenses liées aux transports par exemple, ce sera mieux d’organiser le séminaire dans un hôtel situé à proximité de l’aéroport.  

Les détails à ne pas négliger

La plupart du temps, les organisateurs oublient quelques détails qui peuvent influencer le succès de la réunion professionnelle. Avant de prendre une décision lors du choix de l’hôtel séminaire par exemple, il est primordial de bien vérifier la qualité de l’espace de travail. Est-ce qu’il est assez lumineux ? Est-il équipé de tous les matériels nécessaires comme le vidéo projecteur et le tableau blanc ? Il ne faut pas négliger la configuration et la dimension de la salle.

Il est également primordial de penser à la nourriture. Il vaut mieux compter sur le service de restauration de l’hôtel pour éviter les déplacements, pour limiter la perte de temps et les dépenses. Toutefois, il faut s’assurer quant à la qualité des menus et des repas surtout si vous avez des invités de marque.

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