Organisation séminaire : quelles sont les bonnes méthodes ?

Comment créer votre séminaire ? 

Organiser un séminaire d’entreprise ne devrait pas être une tâche trop complexe. En fait, c’est juste une question d’organisation. Pour que tout se passe bien, il faut faire une liste des tâches à réaliser. De cette manière, on peut mieux gérer le temps. Voici quelques conseils qui vous aideront à relever le défi.


Créer le cahier des charges

C’est la première chose qu’il faut faire pour faciliter l’organisation séminaire.Le cahier des charges vous servira de repère et de guide dans la création de l’évènement, car il définit vos besoins. Il doit donc comporter plusieurs informations. Pour commencer, il y a le budget à utiliser. Il faut le déterminer à l’avance afin de pouvoir limiter les dépenses.

Le cahier des charges doit également indiquer clairement les critères à considérer lors du choix du lieu du séminaire. On cite entre autres le nombre de participants, l’agencement et la taille de l’espace, sa situation géographique, les prestations qu’il offre, son accessibilité et son environnement. Si vous avez des besoins spécifiques, il faut les inscrire dans le cahier des charges. 


Se mettre à la recherche du lieu de séminaire

La prochaine tâche au programme, c’est de chercher le lieu de séminaire en se référant aux critères inscrits dans le cahier de charge. La destination est la plus importante. Elle dépend souvent du type d’évènement à créer.

Lors de l’organisation séminaire incentive par exemple, c’est mieux d’opter pour une région touristique qui offre des activités intéressantes. Il faut aussi tenir compte des atouts de l’établissement d’accueil comme son confort, l’équipement qu’il propose et sa sécurité. 


Prendre contact avec les lieux choisis

Au début, il est nécessaire de sélectionner plusieurs établissements. Il faut ensuite prendre contact avec chacun d’entre eux afin de s’informer quant à leurs offres. Il est primordial de bien leur indiquer vos exigences et le budget à votre disposition. Après avoir reçu les propositions de chaque établissement, vous devez faire le choix.

Il est recommandé d’opter pour un prestataire qui alloue des informations complètes et qui répond à toutes vos attentes. Si nécessaire, il faut contacter les établissements afin d’obtenir d’amples renseignements. Sachez que le succès de l’organisation séminaire dépend de votre capacité à prendre une bonne décision. 


Finaliser la préparation

La prochaine tâche à faire dans le cadre de l’organisation séminaire, c’est de valider votre choix en ce qui concerne l’établissement d’accueil. Il faut donc appeler le prestataire choisi pour confirmer la commande, établir le contrat et mettre les points sur le déroulement de l’événement. Vous devez aussi lui donner la liste des personnes invitées, et ce, 15 jours avant la date butoir.

Maintenant, la préparation est bel et bien terminée. Mais d’autres opérations sont encore à réaliser. Il faut par exemple préparer le voyage de chaque participant et s’occuper des assurances pour leur déplacement. On doit aussi trouver l’animateur et prévoir les activités à proposer aux invités. Enfin, il ne reste plus qu’à éditer les convocations et à les envoyer. Elles doivent informer les invités sur l’objet du séminaire, le programme, les dates et le lieu. 

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