Où trouver une salle de séminaire / réunion à l’extérieur de son entreprise

Il est déjà parfois compliqué de réserver une salle de réunion à l’intérieur de son entreprise alors comment louer une salle de réunion à l’extérieur sans payer le prix fort ?

Salle de réunion

1ère question : est-il vraiment nécessaire de louer une salle de réunion ?

En effet, si votre groupe est de faible taille (<4 personnes), pourquoi ne pas se réunir dans un café ou une brasserie ?

Evidemment si le groupe est plus grand et que vous avez besoin de projeter, ou de faire une conf call, là vous serez obligé de trouver une salle de séminaire à l’extérieur.

2ème étape : rechercher le lieu

Là plusieurs solutions existent :

  • Regarder à proximité, les hôtels, espaces coworking… que vous connaissez
  • Rechercher avec votre réseau de connaissance
  • Rechercher sur le web

Dans les 2 premiers cas, c’est très simple, pas besoin de vous dire comment faire… mais sur le web… il y a tellement d’offres, comment choisir ?

Il existe des prestataires sérieux et d’autres moins. Nous n’allons pas tous les lister ici mais vous donner quelques conseils dans le choix :

  • Vous ne devez pas payer plus cher qu’en direct, il faut donc se renseigner sur le business model de la plateforme
  • Le site doit être accessibles aux pros
  • Dans l’idéal vous devez avoir un grand nombre de lieux pour pouvoir choisir et comparer.

Trouver une salle de séminaire sans se tromper est très compliqué… cela dépends de son budget évidemment mais aussi de la culture d’entreprise

Sophie, Entreprise CAC 40, Janvier 2018

3ème étape : le contrat et le paiement

Un vrai sujet ! car généralement les plateformes et les lieux de séminaire/réunion demandent un paiement à l’avance ou un acompte… essayez de négocier

De plus faites attention dans le contrat aux conditions d’annulation. Les hotels par exemple en ont des très stricte ce qui fait que même si vous annuler 1 mois avant, vous pouvez payer 80% de frais d’annulation.

Conclusion

Voilà, vous pouvez maintenant réserver votre salle de réunion très facilement et en toute confiance.

Si vous avez un séminaire à organiser, le process est le même en plus complexe ? 

Laisser un commentaire