Structurer ses achats
Il est important de planifier ses achats événementiels car c’est ce qui va déterminer le pilotage de ces derniers. En effet avant d’effectuer ses achats événementiels il est impératif de les planifier, tout comme un événement. Il faut donc bien les structurés et s’assurer que chaque achat est un réel besoin pour l’événement. Par exemple si vous souhaitez organiser un team building d’entreprise, les activités seront un achat nécessaire. Tout comme pour un séminaire, la location de salles est un réel besoin.
Il y a donc un processus avant de piloter ses achats événementiels. Il est nécessaire de faire un suivi de chaque action et d’établir le déroulé de votre événement. Vous pourrez ainsi faire une check-list d’organisation d’événement afin de vous assurer de n’avoir rien négliger. Cette transition permet d’anticiper et ainsi voir si le prévisionnel se rapproche du réalisé.
Du prévisionnel au réalisé
Le prévisionnel permet de vous faire une idée globale du coût de vos achats événementiels. Il est donc logique que le réalisé ne corresponde pas à votre prévisionnel. En effet, les tarifs peuvent évoluer en fonction de la localisation, de la date ou encore des services proposés par les prestataires. Il est important que vous optimisez vos achats afin de bien suivre vos dépenses. Cela permet également d’anticiper la gestion des dépenses ainsi qu’une meilleure visibilité grâce à une vue d’ensemble de l’événement. Il est donc important d’établir une stratégie d’achats Meetings & Events.
Piloter vos achats vous aidera à revoir votre check-list et à éventuellement changer le tarif de certaines actions. Par exemple, privilégiez une salle plus simple pour un tarif plus conséquent sur le restaurant ou les activités. Cela vous permettra de valider certaines actions et de suivre le déroulé de votre événement. Mais cette tâche peut être fastidieuse. C’est pourquoi, il existe de plus en plus de logiciel permettant le pilotage de ses achats événementiels.
GeniusMeetings, une solution de gestion
GeniusMeetings est un logiciel spécialisée pour les organisateurs d’événements et les prestataires. Il permet d’organiser des événements professionnels ainsi que des séminaires du début jusqu’au jour J de l’événement. En effet, le logiciel est facile d’utilisation et vous permet de gagner du temps dans l’organisation et le suivi.
GeniusMeetings permet de suivre vos dépenses d’achats événementiels mais également de rechercher des lieux et des prestataires, et ce, quelque soit votre événement. Le logiciel vous permet également de mesurer l’impact de vos événements d’entreprises avec la création d’un questionnaire de satisfaction, ainsi que de gérer les participants et les invitations.
Piloter ses achats événementiels est donc très important lors de l’organisation de votre événement. Cela permet de suivre la gestion mais également de s’assurer du bon référencement de prestataires événementiels.