Salle de séminaire : astuces pour bien choisir et organiser

Comment choisir une salle de séminaire ?

Que l’évènement soit une réunion incentive, une conférence ou une assemblée générale, les entreprises choisissent désormais de sortir du local professionnel. Ils préfèrent offrir un cadre plus original à leur rassemblement. Plusieurs salles de séminaire peuvent répondre à leurs attentes. Il faut seulement qu’ils fassent le choix correctement. Voici le guide !  

Privilégier un lieu de séminaire adapté à l’évènement

La nature et le ton de l’évènement ainsi que les objectifs à atteindre sont les premiers critères à prendre en compte lors du choix d’une salle séminaire. Pour que la réunion se déroule dans une ambiance décontractée par exemple, il faut miser sur un lieu bien convivial.

En revanche, s’il s’agit d’une rencontre professionnelle entre des invités VIP, un espace au décor chic est indispensable. Enfin, si le but est de créer une réunion incluant un team building, il faut faire en sorte que la salle crée chez les participants un effet de surprise.

Salle de réunion disposition en U

Bien définir la dimension et l’équipement nécessaire

Évidemment, la dimension de la salle séminaire est un paramètre très important. Elle est à choisir selon le nombre des personnes conviées à prendre part à la rencontre. Il ne faut pas que l’espace soit trop grand ou trop petit. L’équipement disponible, c’est un autre point à prendre en compte.

Pour que la réunion de travail se déroule correctement par exemple, la présence d’un vidéoprojecteur, d’un tableau blanc et d’une connexion Internet est indispensable. Ce sont les plus importants. Mais l’idéal, c’est d’avoir tout ce qu’il faut à disposition. Si nécessaire, il faut procéder à la location. Enfin, il est tout aussi primordial que la salle de séminaire soit équipée d’un climatiseur ou d’un chauffage. Ainsi, le confort thermique du lieu est garanti, peu importe le temps qu’il fait.

L’emplacement de la salle de séminaire

 

La proximité entre la salle séminaire et le site d’hébergement des participants est un autre critère à ne pas négliger. Cela vous permet d’éviter les retards et les dépenses liées au déplacement. En outre, il faut s’assurer que la salle se situe dans un lieu calme, doté d’un environnement sain et d’un paysage agréable. C’est plus propice à la concentration.

En effet, il est toujours nécessaire de se rappeler que c’est une rencontre professionnelle où le mot d’ordre est de travailler efficacement. Bien entendu, la décision finale dépend du budget disponible.

Les prestations offertes et l’agencement du lieu

En voilà deux autres critères qu’il faut tenir compte au moment de choisir une salle séminaire. Concernant l’agencement du lieu, il est à choisir selon le programme. Mais en général, un espace modulable est plus intéressant. Il faut aussi y trouver un petit coin détente pour les pauses.

S’informer sur les prestations offertes par le lieu, c’est également très important. C’est plus commode d’accéder à un kit conférence. En général, il est composé de bouteilles d’eau et de diverses fournitures de bureau comme les stylos et les blocs-notes. De cette manière, vos collaborateurs n’ont plus à trimballer toutes ces choses avec eux. Les salles qui proposent des services de restauration sont aussi à privilégier.

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