Calculer les coûts les plus importants
Lors de l’organisation d’un événement, il est important de savoir gérer les coûts, et ainsi optimiser ses dépenses MICE. Il est important que vous organisez bien vos achats et de vous organisez sur les achats qui sont importants. En effet, il y a des dépenses qui sont plus considérables que d’autres. Par exemple, l’hébergement ou les moyens de transports, notamment l’aérien, font partie des dépenses les plus important dans l’organisation d’un événement. D’ailleurs on retrouve de plus en plus d’offres low-cost, et cela attire de nombreux clients. Mais le problème c’est que la qualité ne suit pas forcément.
Alors il est important de bien définir sa stratégie d’achats Meetings & Events. Il faut que vos achats soient pertinents, par exemple privilégiez un traiteur plutôt qu’un restaurant, réduisez le temps de l’événement ou encore choisissez une salle de séminaire toute simple pour mettre en avant d’autres éléments. Pour cela, il ne faut pas hésitez à prendre un peu de recul lors de l’organisation. En effet, être constamment sur l’organisation n’est pas une bonne stratégie. Vous avez besoin de voir l’événement avec un peu de hauteur pour établir plus facilement une stratégie d’achats. Si vous ne parvenez pas à prendre un minimum de recul, n’hésitez pas à demander à un de vos collègues qui lui, aura un regard extérieur et pourra ainsi vous suggérez les prestations qu’il faut cibler.
Une stratégie simple et efficace
Il n’est pas nécessaire de commencer à réfléchir à une stratégie d’achats Meetings & Events très compliquée. Il vous suffit de réfléchir sur les éléments les plus importants. Définissez les prestations les plus importantes et dont vous avez besoin le plus souvent. Par exemple si vous organisez régulièrement des teams building d’entreprise, les prestations les plus fréquentes seront don l’hébergement et les activités.
Il est donc nécessaire de définir les prestations qui sont les plus importantes et les plus conséquentes. Ainsi, après avoir établit une liste vous pourrez mettre en place un stratégie d’achats.
Genius Meetings et le MICE
La plateforme d’organisation d’événements professionnels vous accompagne dans la gestion de vos événements de A à Z. Elle permet de mieux gérer ses dépenses mais également la recherche de prestataires avec un choix d’environ 10 000 lieux. Vous pouvez donc piloter vos achats événementiels et suivre vos dépenses sur chaque événement.
De plus, établir une stratégie d’achats ne veux pas dire renoncer aux engagements RSE. Genius Meetings est une plateforme engagée et privilégie des prestataires responsables.