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Le SMMP : Strategic Meetings Management Program

Qu'est ce que le SMMP?


Si vous êtes acheteur MICE ou travel manager, vous avez surement entendu parlé du SMMPNon? 

Bon, un peu d'histoire alors pour commencer.


Le SMMP a été inventé par l'association mondiale GBTA qui l'a ainsi défini : 

Approche systématique de gestion des processus, activités, métriques, normes et stratégies fournisseurs pour atteindre les objectifs qualitatifs, d'économies de coûts, l'atténuation des risques et avoir des niveaux de service optimaux. 


Genius Meetings offre aux entreprises et aux organisations une plateforme à partir de laquelle lancer ou gérer un SMMP tout en offrant aux organisateurs d'évènements un moyen efficace de gérer les séminaires/réunions et les participants.


Grâce à l'utilisation d'une seule application tout en un, Genius Meetings aide les organisations à mettre en œuvre des programmes de gestion des réunions stratégiques (SMMP) en automatisant :


  • Processus de demande et d'approbation de réunion (workflow de validation)
  • Historisation complète pour améliorer la visibilité des réunions/séminaires
  • Recherche de lieux, sourçing, comparaison d'offres reçues et processus de sélection des fournisseurs
  • Administration des politiques achats de réunions/séminaires (personnalisation référentiel fournisseur)
  • Assurer la gestion financière, y compris la budgétisation, les paiements, les dépenses, les économies et les coûts évités
  • Gestion des participants, y compris la communication via une site web dédié et l'inscription
  • Reporting et analyse centré sur le SMMP
SMMP selon GBTA

J'ai créé Genius Meetings pour aider les organisations à rationaliser leur gestion de séminaire et réunions.

Fabien Martre, 2015

Rationalisez le processus d'organisation de séminaires et réunions avec les workflow de validation paramétrables. Comparez les lieux de séminaires/réunions et les fournisseurs de services grâce au réseau de fournisseurs Genius Meetings et envoyez des demandes de devis pour recevoir des offres sur votre événement. Automatiser la logistique événementielle avec la gestion des participants intégrée, le traitement des paiements etc. Créer des rapports sur tous les aspects de vos séminaires et réunions (financier, qualitatif), évaluer le ROI...


Comment avoir une visibilité sur ses dépenses de réunions / séminaires ?


Le moyen le plus efficace pour mieux gérer vos dépenses de réunion/séminaire consiste à :


  1. ​Comprendre votre activité "Meetings" et les dépenses associées, 
  2. Mettre en œuvre des process pour contrôler ces dépenses. 


La première étape consiste souvent à enregistrer ses réunions/séminaires dans une base de données unique qui vous permet de suivre les dépenses dans plusieurs catégories, sous-catégories, fournisseurs et événements. Genius Meetings permet cela. En effet, en demandant à tous vos organisateurs d’événements de passer par l'outil Genius Meetings, vous aurez à la fin de la première année des statistiques exhaustives sur tous les événements de votre entreprise/organisation.


Les rapports SMMP sde Genius Meetings fournissent des analyses de dépenses et d'économies de programmes dans toute l'entreprise. Les données peuvent également être comparées en fonction des types de réunion, des régions, des unités commerciales ou d'autres critères personnalisés pour identifier des opportunités d'économies supplémentaires. Tirer parti de l'historique pour négocier de meilleures offres sur des événements particuliers. Du point de vue de l'entreprise, optimisez les dépenses totales de votre organisation en combinant vos dépenses MICE avec vos dépenses Travel pour des remises plus importantes et de meilleurs tarifs avec les fournisseurs sous contrat cadre.


Pourquoi mon organisation/entreprise devrait-elle implémenter un SMMP?


Les deux principales raisons de mettre en œuvre un programme de gestion des réunions stratégiques (SMMP) sont :


  • de réaliser des économies sur les prix et les coûts
  • de minimiser les risques associés aux réunions et événements. 


Les économies sont réalisées environ 1 an après la mise en œuvre d'un SMMP dans son entreprise. Les entreprises dont la politique MICE est "contrainte/obligatoire" ont un meilleur taux d'adoption et voient de fait le succès de leur politique (de belles économies :)) plus rapidement que celles qui ne contraignent pas à passer par un outil comme Genius Meetings. 


Minimiser les risques, mais quels risques?  


  • ​risque de réputation (ex : réunion somptueuses ou extravagantes dans un contexte économique difficile ou polémique)
  • risque associés à la sûreté et à la sécurité des participants 
  • risque financier découlant de contrats défavorables 


Un SMMP bien exécuté peut considérablement réduire ces facteurs de risque.


Que peut faire la technologie séminaires/réunions/events, en particulier Genius Meetings, pour prendre en charge un SMMP?


La technologie est un cadre sur lequel peut reposer une politique SMMP. Voici quelques fonctionnalités essentielles :


  • Un moteur de reporting pour analyser les données des réunions/séminaires, les dépenses et les économies
  • Personnalisation du référentiel fournisseur pour une mise en avant de ses accords cadre
  • Gestion des participants en ligne
  • Workflow de validation, politique d'approbation
  • RFP (request for proposal) électronique 
  • Marketing événementiel automatisé : site web, campagnes de communication et enquêtes


Combien de temps faut-il pour implémenter un SMMP?


Il n'y a pas deux programmes de gestion des réunions stratégiques identiques, il est donc difficile de donner une réponse réponse standard. La réponse courte est que les implémentations peuvent prendre des mois ou des années, mais les facteurs qui influencent si un programme prendra plus ou moins de temps sont nombreux.



Voici quelques-uns des facteurs influençant le plus les délais :


  • Existence d'un chef de file solide
  • Le soutien d'un sponsor exécutif influent
  • Culture politique - obligatoire ou suggérée
  • Structure organisationnelle actuelle pour la gestion des réunions/séminaires - centralisée ou décentralisée
  • Existence de la technologie d'entreprise
  • L'adhésion des principales parties prenantes
  • La portée du programme - limitée ou globale
  • Les composants SMMP à mettre en œuvre - tous ou quelques-uns



Selon nous, il faut que la mise en oeuvre soit sur une base pluriannuelle. 


  • 1ère année, on capte les datas et​ l'existant
  • 2ème année, on réalise les premières économies
  • 3ème année, on a du recul, on peut affiner, négocier des contrat cadre, imposer les conditions d'annulation à certaines fournisseurs, anticiper des événements récurrents pour mieux négocier...


Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre une technologie SMMP?


Un grand nombre de facteurs peuvent influencer la mise en œuvre d'une technologie. L'équipe Genius Meetings Consulting (consulting @ geniusmeetings.com) travaille avec les clients pour fournir un plan de mise en œuvre complet aligné sur leurs priorités de déploiement. Souvent, une mise en œuvre échelonnée peut accélérer l'adoption et donc les succès du programme.


Une organisation peut-elle espérer un retour sur investissement significatif suite au déploiement de la technologie SMMP?


De nombreuses entreprises récupèrent les coûts de la technologie et affichent même un retour sur investissement positif après la première année complète d'utilisation. Le taux d'adoption, l'utilisation obligatoire du système et l'existence d'un solide champion interne sont quelques facteurs qui donneront les meilleurs résultats. Le taux de retour sur investissement est également influencé par les fonctionnalités ou composants SMMP implémentés. Par exemple, si la recherche de lieu de réunion passe d'un processus manuel décentralisé à un modèle automatisé avec des pratiques plus standardisées, les économies en termes de coûts et d'efficacité peuvent être réalisées assez rapidement.


Pourquoi une organisation devrait-elle acheter/louer une solution technologique de réunion d'entreprise type Genius Meetings plutôt que de construire son propre système?


Un système de gestion de réunion sur mesure signifie généralement un investissement initial plus important que l'achat d'une solution de marché. Tandis que les systèmes propriétaires peuvent être conçus spécifiquement pour l'utilisateur final, la capacité à suivre le rythme de l'évolution rapide des exigences métier rend la maintenance continue de ces systèmes difficile et coûteuse.


Genius  Meetings s'engage à perfectionner continuellement sa plate-forme de gestion de réunions, comme en témoigne son programme régulier de mises à jour de produits. Deux à trois fois par an, des améliorations majeures sont apportées aux produits en fonction des commentaires directs des utilisateurs et sont priorisées pour répondre aux demandes actuelles du secteur.

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