Blog Genius Meetings dédié au Séminaire, Meetings & Events

Sur ce blog vous trouverez des conseils pour vos événements, des conseils pour vos séminaires, des actualités, des news du MICE...

L'Outil idéal pour organiser son séminaire

Quel est l'outil idéal pour organiser son séminaire? 

Chez Genius Meetings, nous avons essayé de fabriquer la plateforme qui répondra à tous vos besoins concernant l'organisation de séminaire


Genius Meetings : l'outil idéal?

Genius Meetings, c'est 15 ans d'expérience mis dans un outil unique.

Durant ces 15 ans, nous avons vu passer des dizaines de milliers d'évènements et nous savons donc quelles sont les difficultés dans l'organisation d'un séminaire.


1ère difficulté : le cahier des charges ou brief

Nous savons combien il est difficile d'obtenir de sa hiérarchie un cahier des charges précis. c'est pourquoi nous vous fournissons une liste de questions que vous pouvez poser à votre hiérarchie. Si vous êtes en équipe projet, vous avez ainsi toutes les questions importantes pour votre séminaire.


Important :  


Un cahier des charges bien remplie offre plusieurs avantages :

  • ​Vous n'avez pas les mêmes questions de tous les fournisseurs car ils ont les réponses dans le cahier des charges
  • cela vous oblige à bien penser à tout, et à vous mettre d'accord en interne sur le déroulé du séminaire
  • cela vous permet de faire des économies car ce qui n'est pas prévu au début est facturé au prix fort post signature

2ème difficulté : La recherche du lieu de séminaire

Grace à Genius Meetings, vous recherchez votre lieu de séminaire via le module de recherche ou directement depuis votre cahier des charges.

La recherche est collaborative, vous voyez les avis des autres organisateurs.


3ème difficulté :l'analyse des devis

Une fois les devis reçus des différents établissements, notre outil dispose d'un comparateur. Cela s'exprime par l'apparition d'un tableau comparatif des prix qui vous aide à analyser les prix de chaque lieu par type de prestation (hébergement, location salle, restauration...)

4ème difficulté : la négociation

Vous avez comparé vos devis ? Le prix demandé par l'établissement choisi vous semble trop élevé ? Nous avons pensé à tout et Genius Meetings vous donne la possibilité de renégocier le devis reçu. 

Comment ? A l'aide d'un simple bouton vous mettant en contact directement avec le lieu. 


5ème difficulté : la to do list et le retroplanning

L'organisation d'un événement peut parfois être long et fastidieux. Dans ces conditions comment penser à toutes les taches et ne pas en oublier certaines ?

Notre plateforme vous donne l'opportunité de vous créer une to do list. Cela signifie que Genius Meetings vous suggère des taches à réaliser pour ne rien oublier. 

Une fois la tache sélectionner vous planifiez la date et l'heure de celle-ci puis vous recevez des mails de rappel.

Ainsi pour ne prendre aucun retard, vos taches seront centralisées sur notre plateforme vous facilitant l'organisation de votre événement.

6ème difficulté : le partage d'information en interne et externe

On sait ô combien il est important de communiquer sur son événement aussi bien du côté des participants, des lieux et avec votre équipe organisatrice. 

Pour vous aider, vous pouvez utiliser la messagerie de Genius Meetings et ainsi communiquer directement avec les lieux ou avec vos collègues. 

Vous pouvez aussi donner accès à l'évènement à vos collègues, ils voient ainsi les même choses que vous et peuvent agir sur l'évènement.


Dans un second temps, la communication de l'événement s'effectue par la création d'un site web dédié à celui-ci. De plus vous pouvez partager avec les participants des documents relatifs à l'événement.


7ème difficulté : envoyer les invitations

Rien de plus simple avec Genius Meetings ... Il vous suffit d'importer votre fichier sous forme d'un CSV et ainsi gérer les participants. 

Avec un simple clic vous envoyez un mail d'invitation à tous les participants qui confirme aussi simplement.

Un participant de dernière minute ? Ajoutez-le simplement « à la main » à l'aide d'une de nos fonctionnalités.

8ème difficulté : donner aux participants toutes les infos sur le séminaire

Vous disposez d'une fonctionnalité de paramétrage de mails sur la plateforme. Ceci vous donne l'opportunité de ne saisir qu'une seule fois les mails à envoyer aux participants avec votre objet, votre date d'envoi et le contenu.
Vous pouvez aussi créé un site internet dédié à l'évènement ou vous pouvez reprendre les infos pratiques, le programme de l'évènement...


9ème difficulté : savoir si le séminaire a été utile et si le lieu a été apprécié

​Genius Meetings vous permet de créé simplement un questionnaire de satisfaction post event, entièrement personnalisable.

Vous pouvez l'envoyez ensuite à tous les participants en 1 clic !


10ème difficulté : retrouver les infos sur les séminaires des années précédentes

Les organisateurs d'événements réalisent parfois des dizaines d'événements par an. Pour s'y retrouver Genius Meetings met à votre disposition un reporting complet de vos événements en phase commerciale, en phase opérationnelle et ceux terminés. 

Outre cela, vous avez accès à tous vos événements, devis reçus... des années précédentes. Des informations précieuses pour gagner du temps

Astuce : vous pouvez dupliquer un événement si l’événement est similaire ou presque d'une année sur l'autre :)

Comme vous l'avez vu, Genius Meetings réponds à toutes ces difficultés. Pour toutes ces raisons, nous pensons que c'est l'outil Idéal pour organiser vos séminaires

Les meilleurs hôtels séminaires en France
Un séminaire à organiser?

Sur le même sujet:

      

Genius Meetings est un logiciel d'organisation de séminaires et évènements. Il vous permet d'organiser en quelques clics vos séminaires, évènements, soirées d'entreprises, meetings... de A à Z.

Vous cherchez un hotel séminaire? une salle de réunion? Un lieu pour votre évènement? Un restaurant groupe? un traiteur évènementiel? un prestataire d'animation? Genius Meetings vous trouve le fournisseur idéal !

Vous cherchez une plateforme qui vous permet de consolider vos dépenses MICE (Meetings & Events), des maitriser qui dépense quoi et quand? Genius Meetings vous offre un reporting complet et un workflow de validation parametrable !

Vous cherchez un outil vous permettant de gérer votre panel fournisseur évènementiel et séminaire? un outil vous permettant de whitelisté, blacklisté, de mettre en avant vos contrats cadres? Genius Meetings est le logiciel vous permettant de reprendre la main sur vos achats évènementiels et séminaires

Vous cherchez un outil permettant aux organisateurs d'evenements de gagner du temps, en les aidant à rédiger leur cahier des charges, en leur permettant de se créé des évènements types, en leur permettant d'interroger une multitude de lieux en 3 clics, en leur permettant de conserver un historique complet de chaque échange avec chaque fournisseur et surtout en leur permettant de comparer les offres reçues? Genius Meetings a été créé par et pour les organisateurs d'évènements !

Vous cherchez un outil qui va vous permettre la gestion des participants, l'envoi d'invitation par mail, le suivi des invités, et aussi de communiquer grace à un site web dédié à votre évènement? Genius Meetings va vous faire gagner du temps !

Vous souhaitez disposer d'une plateforme collaborative, qui vous permet de connaitre les avis des organisateurs d'évènements sur chaque lieu d'evenement/prestataire? Une plateforme évènementielle qui vous permet d'interroger les participants/invités sur la qualité de l'évènement? Un outil qui vous permet enfin de mesurer le ROI de l'evenement ou du séminaire/réunion? Genius Meetings est le logiciel d'organisation d'évènement qui fait cela !

Lieux, salles, hotels, prestataires évènementiels, vous souhaitez traiter en direct sans intermédiaire et reprendre le controle de votre commercialisation et de vos prix, Genius Meetings est le seul outil du marché à le proposer !

  Seminaire Paris - Seminaire par VilleLieux paris séminaire reunion - Conseils organiser séminaire - Activités et animations séminaires et evenements - Le concept Genius - Plateforme organisation evenement seminaire - TCO dans le MICE/Event/Seminaire

Logiciel disponible en français et en anglais