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Event management software : définition et fonctionnalités

Qu'est-ce qu'un event management software ?


Un logiciel d'organisation d'événement est un logiciel qui permet d'organiser ses événements.

Ce logiciel doit automatiser la plupart des tâches relatives à la gestion des événements :

– Recherche de lieux

– gestion des participants

– création de sites Internet dédié à l'événement 

– Gestion des tâches relatives à l'événement 

– reporting et analyse sur les événements 

– outils de marketing événementiel 

– solution d'enregistrement lors de l'événement.

Un event management software est donc un logiciel complet permettant aux entreprises, aux associations, et à toute organisation de mieux contrôler l'organisation de ces événements, est ce qu'elle qu'en soit la taille.

Les event management software peuvent avoir plusieurs business model :

– prix par participant

– prix par événement

- prix par utilisateur

– prix global à l'année pour l'entreprise


Infographie acteurs du MICE

Est-ce qu'un Event management software peut avoir comme business modèle un pourcentage de commission ?


Selon nous la réponse est non. 

En effet, un logiciel ne se ruminèrent pas à la commission mais plutôt à l'utilisation. 

D'ailleurs, les logiciels ont même un régime fiscal spécifique... leur chiffre d'affaires est constitué par la vente de licence

Ex : microsoft ne vous facture pas un pourcentage sur le nombre d'excel que vous créez, mais un licence mensuelle, annuelle ou globale.


Certains Event management software ont aussi d'autres fonctionnalités comme par exemple la création d'applications dédiées à l'événement ou la création de questionnaires de satisfaction afin d'interroger les invités et ainsi améliorer les prochains événements.


Quelles sont les meilleurs Event management software ?


Difficile de répondre à cette question. En effet, il en existe des centaines. 

Certains ne font que la gestion des participants par exemple, d'autres ne font que la gestion des billets, d'autres se consacrent uniquement à la recherche de lieux, et enfin d'autres essayent d'être complet et d'avoir la totalité des fonctionnalités.

Les event management software complets sont relativement rare sur le marché, et souvent ils sont chers. On peut citer par exemple Cvent et Aventri comme leader nord américain; en France, Genius meeting est le plus complet des event management software selon nous.

Il existe aussi d'autres acteurs mondiaux notamment sur la gestion des billets comme eventbrite...


Quel prix pour un Events management software?


Les prix sont très variables. Il est considéré dans le marché que des logiciels comme Cvent ou Aventri sont les plus chers. Ils peuvent coûter plusieurs centaines voire milliers d'euros par événement. 

Des logiciels faisant uniquement la gestion des invités coûtent de leurs coté généralement entre zéro et cinq euros par invité.

Un logiciel comme un Genius Meetings est gratuit dans sa version Freemium est payant uniquement pour la gestion des participants. 


Pour conclure, les Event Management Software sont souvent utilisé dans les stratégies SMMP (Strategic Meeting Management Program)


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