Centralisation achat séminaire et réduction des couts

 

Comment réaliser des économies sur vos achats de séminaires?

Comment acheter un séminaire?

Comment reduire les coûts de ses séminaires?

 

Voilà les questions que vous pouvez vous posez quand vous êtes acheteurs de séminaires ou acheteurs meetings ou acheteur MICE?

 

 

Comment réaliser des économies sur vos achats de séminaires?

 

Pour réaliser des économies quand on achète, la regle n°1 est de savoir ce que l'on achète, en quelle quantité, a quelle moment, qui sont les prescripteurs et les décideurs...

Pour obtenir cette visibilité, vous pouvez passer par un Venue Finder ou choisir un logiciel d'organisation d'évènement comme Genius Meetings.

 

Dès que vous avez une visibilité sur vos dépenses, vous pouvez élaborer une stratégie : 

 

  • Etablir des contrats annuels avec certains fournisseurs en négociant les prix
  • Regrouper les dépenses vers un nombre limité d'établissement
  • Vous concentrer sur les 20% d'évènements qui font 80% des dépenses (si pareto s'applique, mais c'est souvent le cas)
  • Mettre en place des process de mise en concurence pour les organisateurs d'évènements
  • Demandez à être dans la boucle lorsque le séminaire dépasse un montant afin de gérer vous même la négociation finale
  • ...

Ce ne sont là que des pistes, les stratégies devant être adaptées à chaque entreprise.

 

 

Comment acheter un séminaires?

 

La règle quand on achète un séminaire est que le temps joue contre vous. Plus vous vous y prenez tot, plus vous aurez de lieux disponibles, plus vous pourrez faire jouer la concurrence.

Donc anticipez ! Vous savez que chaque année il y a un séminaire de rentrée, demandez des devis 4 mois à l'avance et faites jouer la concurrence.

Autre astuces : pensez à tout quand vous demandez un devis car une fois le lieu choisi et le contrat signé, vous n'aurez plus de marge de négociation et paieraient plein pot. penez donc à la technique, aux pauses...

 

 

Comment reduire les coûts de ses séminaires?

 

Comme  pour toute dépense, il est possible de réduire les coûts en supprimant les séminaires.... mais pas sûr que ce soit une bonne idée. le mieux est d'appliquer les conseils ci dessus et de bien suivre ces dépenses pour éviter tout dérapage. En surveillant ces dépenses, les organisateurs d'évènements feront déjà plus attention. Et formez vos prescripteurs à la négo, ou demandez leur de vous mettre dans la boucle. Les lieux seront plus raisonnable sachant qu'il y a un acheteur derrière.


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Genius Meetings est un logiciel d'organisation de séminaires et évènements. Il vous permet d'organiser en quelques clics vos séminaires, évènements, soirées d'entreprises, meetings... de A à Z.

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