• Comment ça marche ?
  • 1. Qu’est-ce que Genius Meetings ?

    Genius Meetings est un logiciel online qui vous permet d'organiser simplement vos meetings, réunions et séminaires de A à Z.
    Le logiciel vous permet de rechercher des lieux, de lancer des appels d’offres, de communiquer avec les lieux, d’inviter vos participants et de suivre l’événement de bout en bout.
    Genius Meetings est fait pour vous faire gagner du temps et de l'argent sur l'organisation de vos événements et séminaires d'entreprise.

  • 2. Nos offres: organisateurs d'événements

    Nos offres : gratuit / premium 

     

    Pour vous guider dans le choix de votre pack en fonction de vos besoins, voici un détail de nos offres

     

     

    Le pack gratuit pour organisateurs d’événements : 

     

    Pour le pack gratuit, vous avez la possibilité de :

    • Recherche d'établissement

    • Gestion commerciale des projets

    • Gestion opérationnelle des projets

    • Espace d'échanges

    • Gestion des favoris

    • Notifications

    • Site web du projet

    • Gestion des participants

    • Evaluation projet

    • Gestion projet type

    • Gestion du compte

    • Gestion des données personnelles

     

     

    Le pack Premium pour organisateurs d’événements : 

    Pour le pack premium, vous avez la possibilité de :

    • Recherche d'établissement

    • Gestion commerciale des projets

    • Gestion opérationnelle des projets

    • Espace d'échanges

    • Gestion des favoris

    • Notifications

    • Site web du projet

    • Gestion des participants

    • Evaluation projet

    • Critères avancés de recherche

    • Gestion projet type

    • Gestion du compte

    • Gestion des données personnelles

    • Formation d'1h en webconférence 

    • Support téléphonique

  • 3. Nos offres: prestataires/lieux

    Le pack gratuit pour prestataires / lieux : 

     

    Pour le pack gratuit, vous avez la possibilité de :

    • Gérer votre compte

    • Gérer vos données personnelles

    • Gérer vos établissements

    • Gestion commerciale de vos projets

    • Gestion opérationnelle de vos projets

    • Espace d'échange

    • Recevoir des notifications

    • Créer un site internet

    • Mise en ligne de plus de 5 photos

    • Mise en ligne de vidéo

    • Mise à disposition de documents

     

     

    Le pack premium pour prestataires / lieux : 

     

    Pour le pack premium, vous avez la possibilité de :

    • Gérer votre compte

    • Gérer vos données personnelles

    • Gérer vos établissements

    • Gestion commerciale de vos projets

    • Gestion opérationnelle de vos projets

    • Espace d'échange

    • Recevoir des notifications

    • Créer un site internet

    • Mise en ligne de plus de 5 photos

    • Mise en ligne de vidéo

    • Mise à disposition de documents

    • Gérer vos préférence devis

    • Efficacité commerciale

    • Support téléphonique 

    • Formation d'1h en webconférence


  • 4. Cahier des charges

    Pour remplir le cahier des charges de votre événement, il vous suffit d'aller dans l'onglet trouver un lieu, et cliquer sur créer un événement. Remplissez les informations nécessaires à la création de l'événement, et cliquez sur valider. Ensuite il est nécessaire de cliquer sur la loupe dans l'encadré cahier des charges en haut à gauche, afin de remplir toutes les informations nécessaires à votre événement.

    Le cahier des charges nécessite de remplir les encadrés : Mon événement ; Exigences commerciales ; descriptif ; cadre et géographie ; Accessibilité ; Restauration ; hébergement.

    Un cahier des charges bien rempli (à partie de 65%) signifie que le fournisseur aura toutes les informations qui s'imposent pour l'organisation de votre événement. Il n'aura donc pas besoin de vous questionner sur vos besoins, puisque tout sera déjà écrit.

  • Guide de démarrage
  • 1. Comment s'inscrire ?

    Pour débuter sur Genius Meetings, il vous suffit de vous mettre sur la home page, et allez sur s’inscrire et laissez-vous guider en remplissant le formulaire puis valider cette étape

     

    Vous recevrez un mail de validation sur votre boite mail, et il faudra cliquez dessus pour valider votre inscription

     

    Votre inscription terminée, suivez les indications suivantes ! 

  • 2. Rentrer vos données personnelles

    Allez dans mon compte, et cliquez sur mes données personnelles et là vous pourrez modifier un ensemble d'information dans mes coordonnées, mes données de connexion et préférence de langue en cliquant sur le crayon. 


  • 3. Rentrer vos données de sociétés

    Allez dans mon compte, et cliquer sur gestion des données société.

    Dans la gestion des données société, il vous suffit de remplir les informations demandés, comme les données générales, l'adresse, ainsi que les coordonnées générales. Vous pouvez y ajouter des documents de références, ainsi que les données comptable.

  • 4. Gestion des utilisateurs

    Allez dans mon compte, cliquez sur gestion des utilisateurs. Et dans contacts sans utilisateurs ajouter un contact et valider, puis cliquer à nouveau sur ajouter contact

    Puis dans utilisateurs, pour pourrez gérer les droits avancés tant que vous êtes en super admin. 

  • 5. Modifier mot de passe

    Vous avez la possibilité de modifier votre mot de passe. Pour cela, il suffit d'aller dans mon compte, gestion des utilisateurs. Vous aurez un petit encadrer utilisateurs, ou vous pourrez cliquer sur modifier.

    Après cela, appuyez sur modification du mot de passe, et il ne vous reste qu'a le changer.

  • 6. Créer votre évènement

    Une fois les étapes précédentes effectuées, vous avez la possibilité de créer votre évènement.

  • 7. Comment intégrer les mails Genius meetings dans vos mails prioritaires

    Les étapes pour l'intégration:

    1)Accédez au centre d'administration Office 365

    2)Accédez à centre d'administration > Exchange

    123

    3) Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Flux de messagerie > Règles. Cliquez sur+ , puis sélectionnez Créer une règle....

     

    1111

    22222

     

    4) Une fois la règle créée, cliquez sur Enregistrer pour l'activer.

     

    L’image suivante montre un exemple permettant de remettre tous les messages dont l’objet contient « Ressources humaines » dans la boîte de réception Prioritaire.

     

    56565

     

    Les textes quand on définit l’entete

    X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox

    true

  • 8. Conditions générales dans le cadre de la RGPD

    Genius Meetings respecte la RGPD. Un correspondant a été nommé et est joignable par mail: rgpd@selfmeetingtool.com.

     

    Nous enregistrons les données pour rendre le service, en effet, notre logiciel a besoin de données personnelles pour la connexion sécurisée, pour les workflows de validation, pour établir les factures... Au sens de la RGPD, nous avons donc un usage légitime des informations. Les abonnés valident d'ailleurs cela en acceptant les CGV.

     

    Si vous souhaitez que vos données personnelles soient anonymisées, enenvoyez un mail a rgpd@selfmeetingtool.com, et nous nous chargerons de leur anonymisation. Notre délégué à la protection des données est Fabien Martre, Président.

     

  • Gérer votre événement
  • 1. Trouver votre lieu

    Il faut vous rendre dans Trouver un lieu, puis cliquer sur rechercher et ainsi vous pourrez indiquer vos informations générales et grâce à nos filtres on vous proposera des lieux adaptés à vos envies. 

  • 2. Demande de disponibilité et de devis

    Il est nécessaire de sélectionner l'établissement, et l'ajouter à un événement que déjà créé ou, créer votre événement

    Vous l'avez ajouté à votre événement déjà créé ? Allez dans mes établissements consulter et interroger le fournisseur et faite votre demande de devis ou demande de disponibilité. Le fournisseur recevra automatiquement votre demande. 

    Sinon il vous est d'abordcessaire de créer votre événement et à la fin de cette procédure vous pourrez interroger les établissements.

  • 3. Obtenir les meilleurs tarifs

    Afin d'obtenir les meilleurs tarifs, nous vous proposons de cliquer sur le boutons négocier, une fois le devis du fournisseur envoyé. Il vous permet de solliciter une négociation avec le fournisseur.

    Vous trouverez ce bouton dans la synthèse de la demande de votre événement.

  • 4. Comparer les devis

    Afin de négocier au mieux, et de faire le bon choix, vous avez également le bouton comparateur, qui vous permet de comparer les prix de plusieurs établissements qui vous auront envoyé le devis au préalable. 

    Vous trouverez ce bouton dans la fiche de votre établissement, dans l'encadré mes demandes. Pour cela, en cliquant sur le comparateur, un tableau récapitulatif des prix s'affichera. Vous aurez une vue d'ensemble des prix.

  • 5. Faire une to-do-List

    Dans la fiche de votre établissement, vous avez un encadré avec une todolist. La todolist, vous permet d'organiser votre événement par date, en incorporant des tâches à faire.

  • 6. Partager des documents

    Sur la fiche de votre événement, vous avez la possibilité de partager des documents (en bas de la fiche), qui se trouve dans l'encadré documents de l'événement. Il vous suffit de cliquer sur le +, et d'y ajouter les documents que vous souhaitez, en remplissant les informations demandées.

  • Gestion des participants
  • 1. Inviter vos participants

    Dans votre événement, vous avez la possibilité d'inviter vos participants. Pour cela, il vous faut importer la liste des participants, grâce à un fichier Excel. Une fois la liste importer, vous pouvez les inviter, en envoyant un mail dans le paramétrage des mails d'invitations.

  • 2. Historisation et suivi de vos échanges avec vos collègues, participants, prestataires et Genius Meetings

    Dans la messagerie, vous avez la possibilité de visualiser l'historique de vos échanges avec vos collègues, Genius Meetings, ou vos prestataires. En cliquant sur le sujet, vous pouvez retrouver les messages échangés.

  • 3. Retour sur événement (ROI)

    Dans la gestion de vos participants, vous avez la possibilité de créer un questionnaire, puis de gérer les évaluations. Le ROI vous permettra un retour efficace sur votre événements de la part de vos invités.

    Pour rédiger les questions, il vous faut cliquer dans gestions des questions et suivre les informations demandées.

  • 4. Communiquer sur son événement

    Vous avez la possibilité de communiquer sur l'événement que vous organisez, en créant un site web. En effet, il vous suffit d'aller sur votre fiche événement, et en bas de la fiche vous aurez l'encadré @Gérer votre site web. Puis de cliquer sur créer un site web. A la suite de cela, vous n'avez qu'à suivre les indications, en créant une page, des sous pages, et mettre le Template de votre choix.

    Enfin, vous pouvez publier votre site web qui sera visible par vos invités.

  • Les outils côté organisateurs
  • 1. Planning des événements

    Nous vous proposons de suivre vos événements. Pour cela, cliquez dans outil, planning des événements, et choisissez votre Axe. Vos axes vous permettent de choisir votre vision des opportunités par vue mensuelle, ou annuelle.

    Ensuite, vous devez choisir une date de début ainsi qu'une date de fin, et de cliquer sur générer le rapport.

  • 2. Suivi des dépenses

    Nous mettons à votre disposition, le suivi de vos dépenses. Pour cela, cliquez dans outil, suivi des dépenses, et choisissez votre Axe. Vos axes vous permettent de choisir votre vision des dépenses globales, par fournisseurs ...

    Ensuite, vous devez choisir une date de début ainsi qu'une date de fin, et de cliquer sur générer le rapport. Le rapport apparait en dessous, vous pouvez le visualiser sous forme de tableau ou de graphique.

  • 3. Indicateurs de gestion

    Nous mettons à votre disposition, l'indicateur de gestion. Pour cela, cliquez dans outil, indicateur de gestion, et choisissez votre Axe. Vos axes vous permettent de choisir votre vision des dépenses globales et par établissements.

    Ensuite, vous devez choisir une date de début ainsi qu'une date de fin, et de cliquer sur générer le rapport. Le rapport apparait en dessous, vous pouvez le visualiser sous forme de tableau ou de graphique.

  • 4. Paramétrages avancés

    Dans outils, paramétrage avancé, vous avez à votre disposition plusieurs outils vous permettant de paramétrer votre compte. 

    Paramètre pré commande : Ce paramètre se trouve dans outil, paramétrage avancé. Pour le remplir, il vous suffit de cliquer sur le crayon à droite de l'encadré, et de saisir le numéro, le libellé, le statut, le montant et les numéros multiples.

    Paramètre commande : Ce paramètre se trouve dans outil, paramétrage avancé. Pour le remplir, il vous suffit de cliquer sur le crayon à droite de l'encadré, et de saisir le numéro, le libellé, le statut, le montant et les numéros multiples.

    Gestions des habilitations : Ce paramètre se trouve dans outil, paramétrage avancé. Pour le remplir, il vous suffit de cliquer sur le crayon à droite de l'encadré.

  • Gérer son établissement
  • 1. Remplir sa fiche établissement

    Afin de gérer au mieux votre lieu, il vous faut remplir votre fiche établissement. Une fiche bien remplie, apparaîtra en haut des résultats de recherche. 

    Pour cela, allez dans mes lieux, mes lieux/rechercher, et cliquez sur plus d'informations près de la photo de l'établissement. Ensuite, n'hésitez pas à remplir une description complète du lieu, en français et en anglais. En bas de la fiche, plusieurs onglets-vous sont proposés, dans lesquels vous pourrez insérer les informations du lieu, en cliquant sur ajouter ce service.

    Vous avez au total 11 services/ labels proposées :

    Labels et certifications ; Animations; Divers; Hébergement; Location de salle; Restauration; Traiteur; Accessibilité; Service de transport; Parking; Moyen de paiement.

  • 2. Créer un catalogue

    Pour cela, aller dans mes lieux, et cliquer sur votre établissement puis créer mon catalogueVotre catalogue, consistera à répertorier un ensemble de produits en fonction d'un thème.

    Ensuite, cliquez sur Ajouter un catalogue, pour ajouter un catalogue selon le thème désiré, par exemple la restauration. Vous pouvez aussi rentrer le délai minimum de prise en charge.
    Cliquez sur ajouter mes produits, puis cliquez sur le critère de produit désiré. Après cela, il ne vous reste qu'à suivre les informations demanes.

  • 3. Répondre aux demandes de disponibilités

    Lorsqu'un client vous interroge sur vos disponibilités, vous avez la possibilité de lui répondre.

    Pour cela, une notification apparaitra dans demande de devis, nouvelle demande. Il vous faudra cliquer sur prise en charge, pour prendre en charge la demande du client. 

    A la suite de cela, allez dans devis en cours. Vous avez la possibilité de voir le cahier des charges du client en cliquant sur le nom de l'événement, puis sur la loupe à droite de l'encadré. 

    Après, pour répondre à la demande, cliquez sur la commande. Deux boutons apparaitront, refuser la demande ou bien accepter. A vous de faire votre choix en fonction de vos disponibilités.

  • 4. Répondre aux demandes de devis

    Lorsqu'un client vous interroge pour recevoir un devis, vous avez la possibilité de lui répondre.

    Pour cela, une notification apparaitra dans demande de devis, nouvelle demande. Il vous faudra cliquer sur prise en charge, pour prendre en charge la demande du client. 

    A la suite de cela, allez dans devis en cours. Vous avez la possibilité de voir le cahier des charges du client en cliquant sur le nom de l'événement, puis sur la loupe à droite de l'encadré. 

    Après, pour répondre à la demande, cliquez sur la commande. Avant de cliquer sur le bouton envoi du devis, il vous faudra d'abord le compléter ci-dessous, puis vous pourrez l'envoyer. 

  • 5. Créer un devis

    Pour créer et envoyer un devis, vous avez deux solutions :

    Tout d'abord il vous faut aller dans devis en cours, détail de la demande, et d'aller dans l'encadré "mon devis".

    Première solution, si vous avez déjà un document avec un devis, vous avez la possibilité d'ajouter un devis détaillé.

    Deuxième solution, dans le cas vous n'avez pas de devis détaillé, vous pouvez l'ajouter à la main, en cliquant sur Article, et remplir les informations demandées.

    Enfin, n'oubliez pas d'indiquer, les conditions de facturation, les conditions particulières, et vos conditions d'annulations.

  • 6. Partager des documents

    Sur la fiche de votre établissement, vous avez la possibilité de partager des documents concernant votre lieu. L'encadré se trouve à droit de votre écran.

  • 7. Action commerciales visibilités

    Dans action commerciales visibilités, vous avez la possibilité d'acheter des crédits par établissements, afin de gagner en visibilité en apparaissant en haut des résultats de recherche.

  • 8. Historisation et suivi de vos échanges avec vos collègues, clients et Genius Meetings

    Dans la messagerie, vous avez la possibilité de visualiser l'historique de vos échanges avec vos collègues, Genius Meetings, ou vos clients. En cliquant sur le sujet, vous pouvez retrouver les messages échangés.

  • Les outils côtés prestataires et lieux
  • 1. Suivi du chiffre d’affaires

    Nous mettons à votre disposition, le suivi du chiffre d'affaires. Pour cela, cliquez dans outil, suivi du CA, et choisissez votre Axe. Vos axes vous permettent de choisir votre vision d'un CA global, par établissement (dans le cas vous en disposez de plusieurs), par clients...

    Ensuite, vous devez choisir une date de début ainsi qu'une date de fin, et de cliquer sur générer le rapport. Le rapport apparait en dessous, vous pouvez le visualiser sous forme de tableau ou de graphique.

  • 2. Suivi des opportunités

    Nous vous proposons de suivre vos opportunités. Pour cela, cliquez dans outil, suivi des opportunités, et choisissez votre Axe. Vos axes vous permettent de choisir votre vision des opportunités par vue globale ou par établissement.

    Ensuite, vous devez choisir une date de début ainsi qu'une date de fin, et de cliquer sur générer le rapport. Le rapport apparait en dessous, vous pouvez le visualiser sous forme de tableau ou de graphique.

  • 3. Planning des événements

    Nous vous proposons de suivre vos événements. Pour cela, cliquez dans outil, planning des événements, et choisissez votre Axe. Vos axes vous permettent de choisir votre vision des opportunités par vue mensuelle, ou annuelle.

    Ensuite, vous devez choisir une date de début ainsi qu'une date de fin, et de cliquer sur générer le rapport.

  • 4. Paramètres avancés

    Dans outils, paramétrage avancé, vous avez à votre disposition plusieurs outils vous permettant de paramétrer votre compte. 

    Paramètre d'établissement : Avec ce paramètre, vous pouvez restreindre votre établissement à certains clients. Une fois que vous avez activé la restriction de vos établissements, allez sur la fiche établissement dans « mes lieux » et indiquez les sociétés qui peuvent accéder à vos établissements dans la catégorie « client privés ».

    Clients proscrit : Vous pouvez ajouter les clients, avec lesquelles vous ne voulez pas être contacté. Il vous suffit d'écrire son nom dans nom du client.

    Restriction des budgets : Cette outil vous permet de ne pas apparaitre dans les résultats de recherche quand le client a un budget global inférieur à … Pour cela définissez le budget minimum avec une date de début et de fin.

  • 5. Communiquer sur mon établissement

    Vous avez la possibilité de communiquer sur votre lieu, en créant un site web. En effet, il vous suffit de cliquer sur outils, site web des lieux. Puis de cliquer sur créer un site web. A la suite de cela, vous n'avez qu'à suivre les indications, en créant une page, des sous pages, et mettre le Template de votre choix.

    Enfin, vous pouvez publier votre site web qui sera visible par vos clients.

      

Genius Meetings est un logiciel d'organisation de séminaires et évènements. Il vous permet d'organiser en quelques clics vos séminaires, évènements, soirées d'entreprises, meetings... de A à Z. +

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Logiciel disponible en français et en anglais