Pourquoi les événements virtuels ne cannibalisent pas les réunions en présentiel ?
Il s'agit là d'une vrai question que tout organisateur d'événement/séminaire se pose
Depuis des années, les professionnels de la réunion et du séminaire se demandent si la vidéoconférence et les technologies immersives ont un impact négatif sur les réunions en "face to face".
Cette crainte n'estpas totalement infondée. Et on le sais depuis presque 10 ans !
Prenons, par exemple, les résultats d'une enquête menée en 2009 par Forbes Insights, 58% des dirigeants d'entreprise ont déclaré voyager moins souvent pour affaires qu'il y a 18 mois et plus du tiers (34%) ont déclaré voyager "beaucoup moins souvent". Pendant ce temps, 59% des cadres ont déclaré que leur utilisation desréunionsvirtuelles avait augmenté. En 2010, Carlson Wagonlit Travel annonçait que le nombre de réunions virtuelles s'était accru dans 80% des entreprises du monde entier.
Beaucoup de gens pensaient que les réunions virtuelles allaientdétruire l'industrie de l'organisation d'évènement et séminaire... même le business travel tremblait.
Parfois, et en l'utilisant bien, c'est le contraire qui se passe; les réunions virtuelles peuvent être un outil stratégique pour faire croître les inscriptions à un évènement.
Du Beta Test au succès
Bien sûr, il ne suffit pas d'organiser un événement virtuel au hasard. Les organisations qui recherchent un ROI positif de leur investissement doivent adopter une approche stratégique qui créera de la valeur réelle pour les participants virtuels et en direct.
Pour assurer le succès, il est préférable de commencer petit etdecroître progressivement.
Commencer au début par diffuser online des bouts de votre évènement.
Si ça marche, augmenter le nombre l'année d'après et introduiser des solutions participatives d'interaction (questions réponses live par exemple).
En d'autres termes, ce qui fait le succès d'une réunion en ligne, c'est la même chose que ce qui fait le succès d'une réunion hors ligne: il ne s'agit pas seulement de créer du contenu pour que les participants le consomment; il s'agit d'une expérience dont ils peuvent profiter et se souvenir.
Comment le "en ligne" contribue aux résultats hors ligne
Bien que l'engagement et l'interaction stimuleront la fréquentation en ligne, il faut ajouter d'autres ingrédients pour que les événements virtuels catalysent la participation hors ligne.
La première est la pertinence.
Lors de la planification du programme, passez beaucoup de temps à penser à qui vient à l'événement et à ce qu'ils recherchent. Il est très important de s'assurer que leur temps est bien utilisé et que vous leur fournissez de l'information précieuse qui les aide à résoudre les vrais problèmes auxquels ils font face dans leur lieu de travail.
Le deuxième ingrédient est l'anticipation. Impossible de tout diffuser en continu, alors ce que vous obtenez en ligne n'est qu'un avant-goût de ce que l'evenement offre.
Leçons apprises
Diffuser que ce qui est interessant d'un point de vue "utilisateur"
Qualité, qualité, qualité ! Le son et la vidéo (lumière...) doivent etre irréprochables...
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