Le TCO dans le MICE : Cout complet dans événementiel, Meetings & Events

 

Le TCO dans le MICE  (événement/séminaire...)

 

Tout d'abord de quoi parle t'on quand on parle de TCO?

TCO : Total cost of ownership, ce qui signifie le coût d'acquisition global.

Dans le le MICE et l'evènementiel, on parle aussi de TCE : le total cost of event

total cost of ownership tco for project management software 

Quelle est la finalité du TCO ou cout complet dans l'évènenementiel/organisation séminaire ?

 

Le TCO sert avant tout à calculer les coût global d'un produit ou d'un service. En effet, il arrive qu'un produit soit par exemple moins cher à l'achat mais que sur la durée il soit au final plus cher, par exemple à cause de coûts de maintenance fort...

Mais ce n'est pas la seule finalité du TCO !

 

Mettre en place une démarche TCO permet une analyse complète et globale du processus, de l'achat jusqu'au paiement en passant par les coûts indirects.

Le TCO dans le MICE permet aussi de mettre en place des reportings. Il permet aussi d'avoir des analyse de type comptable, fiscale, mais également d'analyser la rentabilité de l'achat d'un évènement/séminaire

Au final, il peut pemrettre une réduction des coûts ou une amélioration de la qualité des évènements 



Au menu : 

 

Obtenez visibilité et contrôle sur vos dépenses MICE, séminaires et évènementielles ?

 

Pour obtenir visibilité et contrôle sur vos dépenses, il faut d'abord passer par l'étape de consolidation.

Il existe plusieurs méthodes, des méthodes comptables ou organisationnelles mais nous vous conseillons 1 méthode qui est selon vous la seule capable de consolider ces dépenses et d'avoir de la visibilité : canaliser les demandes, evenements, etc, via un canal unique.

 

Quel canal pour consolider ses dépenses MICE?

 

Il va falloir choisir, soit tout passer par une agence évènementielle, par un venue finder ou une plateforme.

 

Consolider ses dépenses via une agence évènementielle : c'est une bonne idée ! L'inconvenient est souvent le coût, ça vous coutera environ 10% de vos dépenses séminaires/évènementielles, et encore, si vous êtes un super négociateur.

 

Consolider ses dépenses séminaires via un Venue Finder : excellente idée ! Les venue finder sont généralement gratuit pour vous ! Petit bémol, cela ne concerne généralement que les séminaires, pas tout l'évènementiel; excepté IDEAL Meetings & Events (l'ancienne entreprise qu'a créé le  fondateur de Genius Meetings :))  qui est le seul Venue Finder à aussi faire les soirées d'entreprises, les évènements, etc, sans frais.

 

Autre bémol : le venue finder ne peut travailler qu'avec les lieux qui commissionnent. Vous n'aurez ainsi pas une vision gloable des dépenses.

 

Consolider ses dépenses via une plateforme : Bravo, vous faites le bon choix ! Mais uniquement si vous choisissez la bonne plateforme car les palteforme fonctionnent le plus souvent à la commission, ce qui signifie que ce ne sont que des venue finder digitaux. Toutes, sauf Genius Meetings, qui est la seule plateforme proposant 100% des lieux de séminaires et d'événements en France et bientôt dans le monde.

 

Le logiciel de gestion d'événements Genius Meetings a été créé pour répondre à cette problématique : comment rendre le marché MICE enfin mature?

Comment donner enfin à ce marché les outils pour gérer efficacement les évènements, que ce soit coté organisateurs, acheteurs, lieux et prestataires.

 

Comment calculer le TCO sur Genius Meetings? 

 

Genius Meetings intègre en natif un système permettant à l'acheteur de demander à ces clients internes d'intégrer les dépenses "annexes" à l'évènements, autrement dit les dépenses "indirectes" comme le travel, les frais payés à d'autres prestataires, les goodies, taxi, ...

L'acheteur a ainsi une visibilité sur le coût global de son évènement.

 

De plus l'outil permet de connaitre les vrais dépenses, ce n'est pas ce qui est commandé qui est présenté dans le reporting, c'est ce qui est facturé. Normal me diriez vous, oui, je suis d'accord, mais Genius Meetings est le seul outil à proposer cela ! 

 

Audit des dépenses MICE/Séminaires/Event

 

Comment réaliser un audit de ses dépense MICE? :

 

  • Le faire seul, en interne, avec l'aide d'un controleur de gestion
  • Le faire faire à un cabinet de conseil achat
  • Le faire avec l'aide d'un outil comme Genius Meetings

 

Nous vous conseillons de choisir ce qui vous convient le mieux. Si vous avez du budget, allez vers le cabinet de conseil en achat, ce sont des pros, ils ont une méthode; seul bémol, c'est cher... très cher!

 

Si vous aimez tout maitrisez et avez du temps, faites le seul et faites vous aider par un controleur de gestion. Et, ça ne vous coûteras que du temps.

Enfin, si vous n'avez pas de temps et d'argent, utilisez Genius Meetings ! Nous vous accompagnons GRATUITEMENT de l'audit à la mise en place de la solution gratuitement.

 

  • Nous rédigeons ensemble le process de commande de votre entreprise (qui est le donneur d'ordre, que fait il quand il a un besoin, qui organise l'evenement, comment s'y prends il, quelles sont ces étapes, quelles sont ces difficultées, comment choisit il les fournisseur, comment cela se passe il pour les commandes, qui les valide...)
  • Nous rédigeons ensemble un questionnaire à destination des organisateurs d'évènements pour connaitre les besoins, les habitudes...
  • Nous réalisons une synthèse des résultats
  • Nous mettons en place une version personnalisée de la plateforme Genius Meetings, paramétrée selon les process de l'entreprise
  • Nous organisons des sessions de formations, Webinars...
  • Nous suivons l'évolution des dépenses mensuellement
  • Dès que l'audit et la consolidation sont fait, nous pouvons passer à l'étape "Maitrise et controle"

 

Cette offre vous interesse?

Contactez notre fondateur, expert dans le MICE : fabien(at)geniusmeetings.com / 06 46 58 00 31.

 

Calculer le ROI de vos évènements/ séminaire

ROI 

Le ROI est le retour sur investissement. 

 

Il n'est pas évident de calculer le ROI des évènements et séminaires organisés? Quels KPI prendre? existe il d'ailleurs des KPI pertinent pour l'organisation de mon évènement?

 

C'est là toute la difficulté de l'exercice. D'ou l'emergences de notions plus floues comme le ROE (return on emotion), et comme l'emotion c'est super subjectif, on peut faire dire n'importe quoi à cet indicateur.

 

Il faut pour calculer un ROI en préambule bien définir les objectifs de l'organisation de l'evenement ou dui séminaire. Sans objectifs clairs, pas de KPI mesurables et réalistes. Il faut ensuite choisir parmi les objetcifs ce qui est mesurable et comment le mesurer. Par exemple pour un séminaire interne, si l'objectif est de resserer les liens, vous pouvez envoyer un questionnaire avant l'évènement demandan,t si ils se connaissent tous, travaillent ensemble, ont envie de travailler ensemble, puis quasi le même après l'evènement et 3 mois plus tard et ainsi mesurer l'evolution des réponses.

 

Good news ! Genius Meetings vous permet de calculer le ROI de vos évènements et séminaires !

Vous pouvez en effet interroger vos participants avant, pendant et après votre event et ainsi avoir des éléments mesurables sur la réussitte ou l'echec de votre evenement en comparaison à vos objectifs. Comment: grace au module gestion des évaluations

 

Comment collecter les Datas / les données dans les MICE/séminaire ?

 

Vous ne souhaitez rien changer à vos habitudes? voici quelques tips :


Regle numéro 1 : utiliser les reporting de vos fournisseurs !

Regle numéro 2 : construsisez un reporting commun à tous vos fournisseurs.

Regle numéro 3 : demandez à vos fournisseurs de remplir votre reporting (attention, parfois ça peut etre payant).

 

Ainsi, vous demandez aux venue finder, agences évènementielles, chaines d'hotels... ces reporting et à partir de là vous avisez.

N'oubliez pas de controler ces données, d'expériences, elles sont toujours fausses et les écarts sont importants.

 

Si vous avez pour objectif d'avoir des données fiables, nous vous conseillons de canaliser l'ensemble des besoins évènementiels via Genius Meetings. Cela vous permettra d'avoir tout sur 1 seul reporting.

 

Vos agences partenaires peuvent aussi passer par Genius Meetings ! Il vous suffit des les créé comme utilisateur de votre société et vous aurez un réel controle de tout ce qu'elle font.

 

 

Calculez votre TCO en 3 clics ?

3 clics c'est un peu ambitieux :)

Mais en adoptant notre outil, vous disposerez d'une véritable visibilité sur vos dépenses. Nous sommes aussi en mesure de vous fournir des reporting intégrant vos unités d'oeuvres comme par exemple le cout de création d'un fournisseurs, d'un acompte.. pour un TCO sur mesure et fiable ! 

 

 

Vous souhaitez avoir une reelle visibilité sur vos dépenses MICE ?

Testez Genius Meetings, la seule plateforme évènementielle créé pour calculer le TCO MICE

 

 

Demande de demo

 

 

 

Pour Organiser vos séminaires et événements avec Genius Meetings

 

Inscrivez vous ici, c'est gratuit !

 

 

 

      

Genius Meetings est un logiciel d'organisation de séminaires et évènements. Il vous permet d'organiser en quelques clics vos séminaires, évènements, soirées d'entreprises, meetings... de A à Z.

Vous cherchez un hotel séminaire? une salle de réunion? Un lieu pour votre évènement? Un restaurant groupe? un traiteur évènementiel? un prestataire d'animation? Genius Meetings vous trouve le fournisseur idéal !

Vous cherchez une plateforme qui vous permet de consolider vos dépenses MICE (Meetings & Events), des maitriser qui dépense quoi et quand? Genius Meetings vous offre un reporting complet et un workflow de validation parametrable !

Vous cherchez un outil vous permettant de gérer votre panel fournisseur évènementiel et séminaire? un outil vous permettant de whitelisté, blacklisté, de mettre en avant vos contrats cadres? Genius Meetings est le logiciel vous permettant de reprendre la main sur vos achats évènementiels et séminaires

Vous cherchez un outil permettant aux organisateurs d'evenements de gagner du temps, en les aidant à rédiger leur cahier des charges, en leur permettant de se créé des évènements types, en leur permettant d'interroger une multitude de lieux en 3 clics, en leur permettant de conserver un historique complet de chaque échange avec chaque fournisseur et surtout en leur permettant de comparer les offres reçues? Genius Meetings a été créé par et pour les organisateurs d'évènements !

Vous cherchez un outil qui va vous permettre la gestion des participants, l'envoi d'invitation par mail, le suivi des invités, et aussi de communiquer grace à un site web dédié à votre évènement? Genius Meetings va vous faire gagner du temps !

Vous souhaitez disposer d'une plateforme collaborative, qui vous permet de connaitre les avis des organisateurs d'évènements sur chaque lieu d'evenement/prestataire? Une plateforme évènementielle qui vous permet d'interroger les participants/invités sur la qualité de l'évènement? Un outil qui vous permet enfin de mesurer le ROI de l'evenement ou du séminaire/réunion? Genius Meetings est le logiciel d'organisation d'évènement qui fait cela !

Lieux, salles, hotels, prestataires évènementiels, vous souhaitez traiter en direct sans intermédiaire et reprendre le controle de votre commercialisation et de vos prix, Genius Meetings est le seul outil du marché à le proposer !

  Seminaire Paris - Seminaire par VilleLieux paris séminaire reunion - Conseils organiser séminaire - Activités et animations séminaires et evenements - Le concept Genius - Plateforme organisation evenement seminaire - TCO dans le MICE/Event/Seminaire

Logiciel disponible en français et en anglais