Idée de thématiques pour vos événements d’entreprise
Vous cherchez une idée originale pour vos évènements d’entreprise ?
Vaste sujet, car l’originalité est subjective et dépend de l’expérience de chacun.
Prenons par exemple une assistante de direction qui a 40 ans de métier en organisation d’évènements d’entreprise. Pour elle, trouver une thématique originale ne va pas être simple… car elle a déjà tout vu, tout fait...
En revanche, une chef de projet évènementiel fraichement diplômée découvre le monde de l’évènementiel et trouvera peut être une olympiade ou un rallye comme une idée originale…
Et puis à côté de l’expérience de l’organisateur, s’ajoute celle du décideur et celle des participants.
En résumé, pour organiser une évènement d’entreprise original, il est nécessaire de passer par deux phases.
Phase 1 pour un évènement original :
- connaitre l’historique
- le parcours de l’organisatrice/teur , de son patron et de l’entreprise
Si l’entreprise est jeune, de type start up, beaucoup de thèmes seront originaux, et pas forcément digitaux car, les salariés voudront changer de leur quotidien !
Pour une entreprise plus installée, il va falloir faire le tour des prestataires de team building pour connaitre leurs nouveautés,regarder les nouveaux lieux ouverts récemment, etc.
Phase 2 pour un évènement d'entreprise qui marque :
- Connaitre le fil rouge (fil conducteur)
- Quels objectifs ?
Cette étape est souvent compliquée car les objectifs ne sont pas toujours en adéquation avec un thème dit « original ».
Et nous repartons donc à la définition de l’originalité, qui est d’après notre expérience, « une idée qui n'a pas été faite avant ».
Et puis on parle de quel type d’évènement ?
- Séminaire
- Congrès
- Roadshow
- Convention d’entreprise
- Journée de teambuilding
- Réunion d’équipe
- Journée de formation
- Voyage client
- Incentive
- Kickoff
- Soirée de fin d’année
- Lancement
- Inauguration
- Réunion
Maintenant que le cadre est posé, voici quelques idées d’évènements originaux (mais c’est très subjectif):
- Séminaire dans un château, chateauform' de préférence, afin d'avoir un services tout compris avec le pack activités annexes incluses
- Privatisation d’un musée pour un cocktail, ma préférence va au musée du quai Branly
- Privatiser un ancien cabaret à Paris.
- Séminaire dans un lieu avec une vue exceptionnelle, comme à l'observatoire du Pic du Midi.
- A la campagne, dans une ferme, pour vous éloigner de tout objet digitaux, et vous concentrer sur la nature
- Team Building digital et connecté, où les salariés réalisent et montent un film d’entreprise… je sais... pas très nouveau... mais les idées qui ressortent de vos talents sont souvent tellement originales… que l’objectif est atteint… différement
Genius Meetings a été développé pour répondre à toutes les entreprises qui organisent des événements professionnels, en équipe et en totale autonomie.
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ORGANISER UN EVENEMENT OU SEMINAIRE
D'ENTREPRISE EN 10 REGLES
Sommaire
ORGANISER UN EVENEMENT OU SEMINAIRE D'ENTREPRISE EN 10 REGLES
- 1- Anticipez et soyez le plus précis possible
- 2- Créer le déroulé de votre événement d’entreprise
- 3- Consulter des prestataires évènementiels
- 4- Comparez les retours des lieux dans le détail
- 5- Elaborer une to do list evenementielle
- 6- Communiquer sur votre évènement et envoyer vos invitations aux participants
- 7- Briefing des intervenants, prestataires et de l’équipe d’organisation
- 8- Mesure la satisfaction/ROI de votre évènement/séminaire
- 9- Evaluez vos prestataires
- 10- Anticipez le prochain évènement
Organiser un événement d’entreprise, ça peut vous sembler simple mais même quand on a des années d’expériences, on peut parfois oublier les fondamentaux.
1- Anticipez et soyez le plus précis possible
Anticipez = organiser une réunion avec les décideurs très rapidement pour connaitre les enjeux, la forme de votre évènement… Quel type d’évènement ou séminaire ?
Quels participants ?
Quelle date ? Flexibles ?
Objectifs / Enjeux ?
Messages ?
Quid de n-1, qu’ont il appréciés ou pas ?
Quid du programme de l’évènement ?
Sous traiter l'ensemble, ou qu'une partie de l'organisation de l'événement ?
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2- Créer le déroulé de votre événement d’entreprise
Il faut alors créé votre évènement étape par étape, en partant de l’arrivée des participants jusqu’à leur départ.
Vous pourrez ainsi définir précisément vos besoins, par exemple en choississant un type de séminaire : un séminaire résidentiel.
Dans ce contexte, de séminaire résidentiel, les étapes sont : les participants arrivent, que doivent ils faire ? passer par le desk d’accueil ? doivent il s’enregistrer ? Donner leur carte bancaire ?
Puis ils déposent leurs bagages, mais combien de temps disposent-ils pour cela ? Et pour se rendre à la salle plénière, comment leur indiquer l'itinéraire ?
Il est nécessaire de penser en amont de votre séminaire l'organisation pour recevoir vos invités, avec l'envoi d'un mail en précisant le programme d'étaillé de votre événement.
De plus, il est nécessaire de penser aux besoins de vos participant dans la salle de réunion : collation, besoin techniques, ...
Avec tout cela, vous allez obtenir un brief complet. Vous connaitrez vos besoins pour votre évènement d’entreprise : salle, technique, hébergement, restauration, animation, goodies…
3- Consulter des prestataires évènementiels
Avec ce brief complet et ce programme détaillé, vous allez pouvoir consulter les prestataires.
Evidemment, nous vous conseillons de les chercher via Genius Meetings ;)
A noté que vous devez leur transmettre le brief le plus complet possible car tout ce qui est prévu en amont coutera moins cher au final.
Parole d’hôteliers : « dès que le contrat est signé, tout rajout est facturé au prix normal »
4- Comparez les retours des lieux dans le détail
Il s’agit là d’un moment essentiel et peu sexy, mais indispensable.
La difficulté principale est qu’il faut au préalable vérifier que les devis correspondent bien à votre brief…et de part notre expérience de plus de 100 000 évènements organisés, 1 fois sur 2 ce n’est pas le cas.
N’hésitez pas à échanger avec les lieux et à requalifier le cahier des charges.
Sur Genius Meetings, vous disposez d’un tableau comparatif simple vous permettant en 1 coup d’œil de comparer les devis
5- Elaborer une to do list evenementielle
Pour ne rien oublier avant, pendant et après !
Un exemple de to do list
Avant le Jour J :
Clarifier les buts, objectifs de l’événement (séminaire…)
Bloquer une date
Déterminer un retroplanning et une to do list
Déterminer la liste des invités
Elaborer un cahier des charges pour chaque type de prestation
Choisir ses prestataires
Faites des demandes de disponibilité de prise en charge
Créer et envoyer ses invitations
Création d’un site pour centraliser les inscriptions
Créer les différentes signalétiques
Revoir tous les détails auprès des fournisseurs
Pré-valider toutes les réservations
Gérez les aspects contractuels avec les prestataires
Gérez les aspects financiers
Envoyer la rooming list
Choix de menus
Créer les badges
Créé le programme de l’évènement
Gérer les VIP et Pré-night/Post Night
Jour J :
Recevoir les invités
Recevoir les intervenants
Transmettre les badges
Transmettre le programme de l’évènement
Après le Jour J :
Créer et envoyer vos enquêtes de satisfaction
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Anticiper le prochain évènement en vous mettant un rappel
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6- Communiquer sur votre évènement et envoyer vos invitations aux participants
Il est aujourd’hui indispensable de créé un site web dédié à son évènement, sur lequel les participants retrouveront toutes les informations pratiques.
Cela fait au final gagner beaucoup de temps car cela évite d’accroître des appels, des mails et de devoir répondre à beaucoup de questions.
Vous pouvez créé un site facilement via les outils gratuits online ou grâce à Genius Meetings.
Nous vous conseillons de créé le site dès que le lieu est choisi et que vous avez contractualisé.
Astuce : remplissez le site au fur et à mesure et informé les participants dès qu’une nouvelle infos est disponible. Afin de suivre les participants, nous vous recommandons l’envoi automatisé d’email.
N’oubliez pas de relancer vous participant quelques jours avant votre événement.
7- Briefing des intervenants, prestataires et de l’équipe d’organisation
Cette étape est indispensable afin que chacun sache ce qu’il a à faire et quand il doit le faire.
Cette étape doit se faire de préférences quelques jour avant votre événement, et si vous avez manqué de temps à faire quelques heures avant l'évenement.
Pour les intervenants, nous vous conseillons d’échanger avec eux sur le timing de leurs interventions dès le début (rédaction cahier des charges…).
8- Mesure la satisfaction/ROI de votre évènement/séminaire
Vous devez d’abord créé votre questionnaire. En voici un exemple ici
N’oubliez pas d’y intégrer des questions vous permettant de mesurer votre ROI. Il est nécessaire de diffuser votre questionnaire, et de faire de relance pour avoir un maximum de réponses.
Le logiciel Genius Meetings automatise cela, mais d'autres outils existent pour cet effet.
9- Evaluez vos prestataires
Grace à l’évaluation des participants, vous allez pouvoir évaluer vos prestataires.
Vous pourrez aussi évaluer leur capacité d’accompagnement dans l’organisation de l’évènement ou du séminaire.
10- Anticipez le prochain évènement
Gouverner c’est prévoir ! Il est donc temps d’anticiper votre prochain évènement. Soit en interrogeant dès maintenant les prestataires soit en vous planifiant une tâche.
Plus vous anticiperez, plus votre capacité de négociation sera forte !
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Combien coute un évènement?
Prix d'un séminaire d'entreprise : combien coûte l'organisation d'un séminaire?
Organisation d’un séminaire : à quel prix ?
Ce dont rêve tout chef d’entreprise, c’est que la rentabilité de son entreprise augmente et que son activité pérennise. Pour ce faire, il doit miser sur l’efficacité et les performances de son équipe. Pour ce faire, il doit s’assurer que celle-ci soit dynamique et bien soudée, qu’elle puisse travailler conjointement et collectivement. C’est d’ailleurs dans ce but que le séminaire a été inventé. Mais à combien s’élève les frais d’un tel évènement ? Combien coute un seminaire d entreprise ?
Quel est l’intérêt d’un séminaire ?
Les raisons d’organiser un séminaire d’entreprise sont nombreuses. Certaines personnes entendent par séminaire d’entreprise une sortie au vert avec les collaborateurs, une découverte culturelle ou gastronomique, visite d’une ville ou d’une destination loin du siège, etc.
En réalité, un séminaire d’entreprise c’est une session de travail organisé à l’extérieur du lieu de travail. Son principal objectif est d’augmenter la motivation, la productivité et la créativité des salariés.
Un séminaire peut être aussi un moyen de récompenser les salariés, d’améliorer leur savoir-faire et leurs compétences. Un séminaire d’entreprise peut durer un ou plusieurs jours. En fonction des objectifs de chaque entreprise, il répond à des besoins spécifiques.
Notez que le prix seminaire dépend avant tout du type d’évènement que l’on souhaite organiser. En effet, il existe 5 types de séminaire. Le moins cher est certainement le séminaire de direction. Il s’agit d’une réunion organisée dans un cadre extraprofessionnel à laquelle sont conviés les cadres et les dirigeants. Ce type de séminaire est souvent organisé pour discuter de la situation ou d'une prise de décision importante.
Le séminaire d’intégration est celui qui est destiné à accueillir les nouveaux salariés. Il s’agit d’un moment important qui facilite l’insertion des nouvelles recrues. C’est l’occasion de leur faire découvrir les valeurs et la culture de l’entreprise. Le prix evenement dépend ainsi du genre d’activité que l’entreprise souhaite réaliser.
Le séminaire de formation quant à elle a pour but d'améliorer les compétences et les capacités des collaborateurs ou des salariés. Il doit être organisé de façon méthodique, car sa réussite contribue à la performance de l’entreprise. Le prix de l’organisation de ce type de séminaire varie essentiellement en fonction du lieu choisi et de sa durée.
Le séminaire de team builing est le genre de séminaire dont une entreprise a besoin pour renforcer la cohésion au sein de l’équipe. Il a aussi pour but d’améliorer la capacité de communication et la motivation des collaborateurs. De nombreuses entreprises dépensent un énorme budget pour un séminaire de team building. D’ailleurs, de nombreuses possibilités s’offrent aux organisateurs quant au choix d’activités à réaliser et des lieux d’organisation, lesquels font effectivement varier le prix seminaire.
Les facteurs déterminant le prix d'un séminaire
Que vous vouliez organiser un séminaire de formation, un séminaire d’intégration, un séminaire de direction ou alors un séminaire de team building, un certain nombre d’éléments peuvent venir gonfler le prix evenement.
- La durée du séminaire
L’un des premiers facteurs à prendre en compte c’est la durée du séminaire. Si vous avez un budget limité, prévoyez un évènement de courte durée, mais efficace. Rappelez-vous cependant que plus la durée est longue, plus son prix sera élevé.
- Le lieu du séminaire
Il faut aussi tenir compte du lieu du séminaire. Pour assurer de l’efficacité de l’évènement et de l’implication de l’équipe, il est préférable d’organiser son évènement d’entreprise dans une ville à l’extérieur de la ville d’implantation de l’entreprise. Certaines entreprises préfèrent même se déplacer dans un autre département. Plus vous irez loin, plus vous payez plus cher.
- Le nombre de participants
Le nombre de participants détermine aussi le prix seminaire. Voilà pourquoi un séminaire de direction coûte généralement moins cher qu’un séminaire regroupant tout un département. Déjà, vous devez choisir un lieu avec une grande capacité d’accueil, ce qui impactera inévitablement le budget.
- Le transport des participants
Lorsque vous organisez un séminaire, vous devez aussi tenir compte du déplacement de chacun de vos participants. De nombreuses entreprises de transport proposent ce genre de service. Optez pour celle qui correspond à votre budget et qui est capable d’assurer sécurité et confort à vos collaborateurs, et ce, du point de départ jusqu’à l’arrivée. Le budget à prévoir dépend alors de la distance entre le lieu de prise en charge et le lieu du séminaire.
- Restauration
Si vous organisez un évènement d’une ou plusieurs journées, vous devez ajouter parmi la liste des dépenses à prévoir, la restauration. Notez qu’il existe plusieurs salles de séminaires proposant des services de restauration en leur sein. Le prix varie en fonction du lieu de séminaire choisi, du nombre de repas à servir par jour, et bien sûr de la variété des menus proposés. Certains établissements vont jusqu’à proposer des menus à thème pour satisfaire leurs clients.
- Hébergement
Avant de pouvoir définir combien coûte un séminaire d'entreprise, il faut aussi tenir compte de l’hébergement des participants. En tant que chef d’entreprise, vous ne pouvez pas négliger cette question. Le prix de l’hébergement varie en fonction de la gamme de l’établissement. Un hôtel de haut standing offre un hébergement de haute qualité. Pour le confort des participants, le minimum est de leur offrir une chambre individuelle répondant à leurs besoins essentiels.
- Activités extraprofessionnelles
Dans le cas d’un séminaire de team building, la variété et le type d’activités que vous allez réaliser feront largement varier vos dépenses. L’idéal est de trouver un établissement proposant le plus grand nombre d’activités à prix pas cher.
Organiser son séminaire soi-même ou le déléguer, quelle incidence sur le prix du séminaire ?
Si vous organisez votre séminaire vous-même, vous allez faire des économies énormes. Il ne faut pourtant pas oublier que l’organisation d’un tel évènement demande de l’organisation et surtout du temps.
Rappelez-vous qu’organiser soi-même son activité exige beaucoup de recherches. Vous n’êtes jamais certain de la réussite de l’activité, car vous n’avez aucune idée de la qualité du lieu d’accueil avant d’y avoir mis les pieds. Vous pouvez oublier certains éléments importants, qui risquent de compromettre la réussite de votre évènement.
Voilà qui explique pourquoi la plupart des entreprises préfèrent aujourd’hui se tourner vers un prestataire de séminaire afin de garantir le succès de leur évènement. Notez cependant que ce service se paie. Outre les frais de location, hébergement et tous les autres, il faut aussi ajouter les frais du prestataire. Notez cependant que le prix organiser seminaire varie d’une agence à l’autre.
Comment choisir son prestataire de séminaire ?
Le choix du prestataire fait varier le prix seminaire. Vous ne pouvez pas le négliger si vous décidez de déléguer l’organisation de votre évènement à un professionnel, une décision qui peut vous permettre d’économiser beaucoup de temps.
Alors, pour savoir combien coute un seminaire d'entreprise, il faut demander un devis auprès des prestataires que vous aurez sélectionné. Mais comment choisir son prestataire ? Le premier élément à considérer c’est la réactivité de l’agence. Un bon prestataire doit être capable de vous donner une réponse rapide à votre demande et vous fournir les réponses dont vous aurez besoin dans le plus bref délai.
Optez également pour une agence réputée qui a déjà récolté de nombreux avis positifs sur les forums, les sites d’avis en ligne ou son propre site internet. N’oubliez pas de consulter ses références si elle a un site web. Pensez également à vous renseigner sur l’expérience de l’agence.
En outre, il est préférable de choisir une entreprise ayant déjà organisé le genre de séminaire que vous prévoyez de faire. Si vous voulez organiser un évènement de grande envergure, ne soyez pas attiré par les tarifs trop bas d’une agence habituée à organiser un évènement de petite taille. Par ailleurs, il faut tenir compte de la tarification. Vous pouvez trouver des prestataires bon marché proposant des prestations de qualité.
Vous voulez avoir une estimation gratuite du prix de votre séminaire ?
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Envoyez-nous un mail à estimation(at)selfmeetingtool.com avec les informations suivantes :
- Type de séminaire (résidentiel, journée d’étude…)
- Lieu envisagé
- Durée du séminaire
- Nombre de personnes
- Description du séminaire (déroulé…)
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LES PRINCIPALES FORMES D'ÉVÉNEMENT D'ENTREPRISE
Sommaire
LES PRINCIPALES FORMES D'ÉVÉNEMENT D'ENTREPRISE
- I. SÉMINAIRES ET CONFÉRENCES
- II. SALONS PROFESSIONNELS
- III. INCENTIVE
- IV. LES EVENEMENTS POUR REMERCIER (APPRECIATION EVENTS)
- V. TEAM BUILDING EVENTS
- VI. LANCEMENTS DE PRODUITS
- VII. CONSEILS D’ENTREPRISE OU D’ACTIONNAIRES
I. SÉMINAIRES ET CONFÉRENCES
Objectif : Les entreprises organisent et tiennent ces événements pour un public précis et ciblé afin de leur apporter des informations pertinentes
Description : Les séminaires sont généralement des événements plus courts, qui peuvent durer de quelques heures jusqu’à une demi-journée, voire une journée complète. Il peut y avoir un seul ou plusieurs intervenants et les participants sont le plus souvent rassemblés dans un espace unique et commun.
Les conférences, quant à elles, sont généralement organisées autour de plusieurs sessions, parfois au même moment, mais qui ciblent des objectifs, des thèmes, voire parfois des niveaux différents. Elles se tiennent principalement dans des hôtels, en commençant par une présentation générale, qui est suivie par les différentes sessions. Si les conférences peuvent ne durer qu’une demi-journée, la majorité d’entes-elles s’étalent sur plusieurs jours.
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II. SALONS PROFESSIONNELS
Objectifs : les entreprises participent à des salons professionnels pour générer de l’engouement autour de leur société de la part des plus jeunes. Elles peuvent également choisir d’accueillir ou de financer un salon professionnel dans le but de renforcer leur image de leader d’industrie auprès des participants, tel que les clients, les prospects ou les fournisseurs.
Description : Organiser un salon professionnel implique de savoir négocier un bon tarif pour les espaces et les stands, promouvoir correctement son entreprise pendant l’événement, et expliquer correctement en quoi s’allier à vous peut être une opportunité pour les autres. Il ne faut surtout pas sous-estimer la logistique à mettre en œuvre pour s’assurer que le stand, le matériel promotionnel, les passes d’accès ainsi que le staff arrive au bon moment.
Pour rester au fait de l'ensemble des salons professionnels organisés en France et dans le monde, vous pouvez vous rendre sur le site geniusmeetings.info
III. INCENTIVE
Objectifs : c’est dans cette catégorie que le plus d’argent est dépensé par personne. Les incentives sont généralement organisés dans des lieux prestigieux, pour des destinations exclusives. C’est également le type d’événement qui acquiert le plus de visibilité dans une société. Le développement commercial ainsi que l’organisation de l’entreprise sont les sujets typiques discutés lors de ces événements. Mais un temps non négligeable est également dédié aux activités et animations, qui sont les buts premiers des incentives.
Description : les voyages incentives durent en général entre trois et cinq jours. Lorsque l’on organise un tel événement, il faut faire attention à la sélection du lieu, à l’hébergement, aux transferts, au traiteur, aux salles de réunions et surtout aux activités et animations. Les négociations sont souvent intenses car l’organisation d’un tel événement inclus tous les aspects de l’organisation événementielle.
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IV. LES EVENEMENTS POUR REMERCIER (APPRECIATION EVENTS)
Objectifs : très commun aux États-Unis, ces événements permettent aux organisateurs de passer du temps de manière informelle avec ses invités, le tout dans un environnement non traditionnel. Cela donne l’occasion aux deux parties de construire un nouveau rapport et d’en apprendre un peu plus sur les intérêts en commun. Ces événements peuvent cibler soit les employés soit les clients d’une entreprise.
Description : les formes d’événements permettant de montrer sa gratitude sont quasiment illimités, et les entreprises peuvent en organiser tout le long de l’année. Les programmes les plus communs sont :
- Un repas spectacle
- Une activité de karting
- La participation à un événement sportif
- Une croisière
- Une soirée musicale privée
- Offrir des tickets pour un événement particulièrement prisé
V. TEAM BUILDING EVENTS
Objectifs : les activités de team building ont été créées pour renforcer les forces d’une entreprise en permettant aux employés de renforcer leur confiance en eux, leur motivation ainsi que leur moral. Ces activités spécifiques permettent également aux employés de passer du temps ensemble en dehors des heures de travail et de la structure de l’entreprise. L’objectif unique des activités de team building est donc de construire une équipe soudée.
Description : les activités de team building sont principalement des activités tenue en extérieur et qui impliques une certaine activité physique. En réalité, il existe de nombreuses sociétés, partout en France et dans le monde, qui se sont spécialisées dans l’accueil d’activités de team building, que ce soit en intérieur ou en extérieur. De plus, le choix d’activité de team building s’est largement étoffé depuis quelques années avec la mise en place de workshops ou de d’activités plus sensorielles.
Vous pouvez également suivre tous nos conseils pour organiser une activité de team building réussi
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VI. LANCEMENTS DE PRODUITS
Objectifs : les événements de lancement de produits peuvent aller d’un événement interne pour informer tous les employer de la mise en place ou de l’arrivée d’un nouveau produit ou service, jusqu’à un événement de lancement de produit public, ouvert à tous et surtout à la presse, pour permettre de créer le buzz autour du nouveau produit ou service lancé. Ce type d’événements grands public est plus souvent utilisé par les entreprises faisant de la vente au consommateur.
Description : les événements de lancement de produits sont généralement organisés afin de générer une couverture médiatique optimale avant le lancement officiel du produit ou du service. L’événement s’organise souvent autour d’une première présentation introductive du produit, accompagnée d’un discours du président de la société. Les lancements de produits les plus importants tendent de plus en plus à ressembler à de grandes réceptions festives incluant l’apparition de célébrités, d’un diner et d’animations en rapport avec le produit ou le service lancé.
VII. CONSEILS D’ENTREPRISE OU D’ACTIONNAIRES
Objectifs : ce type de réunion peut avoir des objectifs très importants, que ce soit dans les entreprises publiques ou les entreprises privées. Les conseils d’entreprises permettent aux personnes siégeant au conseil de se rencontrer et de faire le point les performances de leur société tout en rencontrant le personnel dirigeant, et ainsi prendre les décisions importantes. Les réunions d’actionnaires, quant à elles, permettent à l’entreprise de présenter les derniers résultats et performances, objectifs, et stratégies futures à l’ensemble des actionnaires.
Description : que ce soit des réunions annuelles, semestrielles, ou trimestrielles, ces rencontres peuvent être organisées en petits groupes de personnels interne, comme en plus large audience pour un événement prestigieux accueillant l’ensemble des actionnaires d’une entreprise. La taille dépendant uniquement du nombre d’actionnaires présent au moment de l’événement.
Vous pouvez également consulter nos meilleures façons d'organiser un événement.
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Prix d'un événement : combien coûte l'organisation d'un événement ?
L’organisation d’un évènement est une opération complexe qui demande plusieurs heures, jours voir des mois de préparation. En fonction du type d’évènement à organiser, le prix peut largement varier. D’autres éléments peuvent également influer sur le prix evenement et méritent une considération de la part du promoteur.
Si vous désirez déléguer l’organisation de votre évènement à une agence spécialisée, vous devez également prévoir un budget supplémentaire. Mais l’agence organisatrice ne se choisit pas au hasard, à la fin de cet article, nous vous dévoilons quelques astuces pratiques pour reconnaitre un bon prestataire.
Le prix selon le type d’évènement à organiser
Le premier élément qui détermine le prix evenement c’est le type d’évènement à organiser. Sachez qu’une entreprise peut organiser plusieurs types d’évènement qu’elle choisira en fonction de son objectif.
La préparation d’une assemblée générale peut être confiée à une société externe ou alors gérée par l’entreprise elle-même. Ce genre d’évènement est souvent organisé pour voter une décision ou parler d’un projet important. Les sujets de débat concernent généralement le fonctionnement de l’entreprise.
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Les déterminants du prix d’une organisation d’évènement
Pour savoir combien coute l'organisation d'un evenement d’entreprise, il faut tenir compte de nombreux éléments parmi lesquels le lieu. Il faut choisir un lieu en phase avec vos objectifs. Le standing, le cadre, l’accessibilité, l’emplacement de l’établissement sont autant d’éléments qui peuvent faire varier le prix.
Autre facteur déterminant, le frais de location de la salle. Celui-ci dépend généralement des prestations fournies par l’établissement ou du lieu d’accueil. La location peut comprendre le matériel d’écriture, l’accès internet, matériel de projection…
Le nombre d’invités peut également influer sur le prix evenement. Il déterminera la taille de la salle que vous devez réserver. Plus la salle est grande, plus élevé sera le prix de la location. Les frais de transport peuvent aussi faire gonfler le prix.
Buffet, cocktail, instant gustatif, places assises, manges debout…La restauration fait aussi partie des postes de dépenses les plus importants lors de l’organisation d’un évènement. Le prix varie en fonction du nombre de participants, du type de restauration, du frais des services traiteurs si vous décidez d’en solliciter un pour votre évènement.
Si l’évènement se tient sur plusieurs jours ou s’il nécessite un long déplacement pour les participants, il faut aussi tenir compte des frais d’hébergement. Ces derniers varient en fonction du lieu d’hébergement que vous aurez choisi ainsi que du nombre d’invités à prendre en charge.
Pour savoir combien coute l'organisation d'un evenement, il ne faut pas négliger les frais et les dépenses liés au transport du matériel et des invités jusqu’au lieu du rendez-vous, les frais des services secouristes, les frais de la couverture photo et vidéo, les cadeaux à offrir aux participants, les frais d’autorisation et les frais d’assurances, les frais des services de rédaction de compte-rendus, etc…
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