10 règles pour organiser ses soirées d’entreprises

Décrivez les objectifs

Une soirée d’entreprise doit être bine organiser. Et pour cela il vous faut tout d’abord définir un objectif. Lorsque vous avez connaissance d’une organisation de soirée d’entreprise, il vous faut d’ambler définir ce qui en est le but. Lorsque vous annoncerez l’événement à vos collaborateurs,il faudra qu’il y est la raison de cette soirée. Cela peut-être un repas de fin d’année, pour un afterwork ou encore pour la fin d’un séminaire. Cibler l’objectif sera un élément important pour la suite de l’organisation de votre événement.

Choisissez une date

Autre élément très important : la date. Elle sera déterminante pour votre organisation et vous permettre de mieux anticiper l’événement. La date peut également être un facteur important de votre budget. En effet, selon la période souhaitée votre budget devra être plus ou moins conséquent. Par exemple en fin d’année, les devis seront plus élevés qu’en période creuse.

Créer une to-do list

Une to-do list peut vous permettre de bien suivre le déroulement de votre organisation et d’appréhender l’événement. Vous pourrez donc suivre cette liste et gérer l’organisation de cette soirée. Vous pouvez inscrire les prestataires à contacter tels que la sécurité,les transports ainsi que le traiteur si vous en avez besoin.

Définissez votre budget

Le budget est nécessaire pour votre événement. Il sera déterminant pour les prestations et vos besoins. Plus il y aura d’animations et de prestations, plus votre budget devra être élevé. C’est l’aspect crucial dans l’organisation de votre soirée d’entreprise. Plus votre événement sera tape-à-l’œil, plus le budget sera important. Il faut donc s’avoir ajuster ses dépenses événementielles.

Trouvez le lieu idéal

Si vous effectuer votre soirée à l’extérieur de votre entreprise, il vous faudra donc louer un lieu pour une soirée d’entreprise. Privilégiez des lieux où vous avez la place pour tout les participants ainsi que les animations et qui n’aura pas de restrictions sur le bruit et les horaires. Il vous faut donc assez d’espace pour la mise en place de l’événement,tels que le DJ, la décoration ainsi que les animations.

Contactez un DJ

Pour animer la soirée d’entreprise, contactez un DJ et ainsi mettre une ambiance de détente au sein de l’équipe. Choisissez donc un lieu avec un espace qui fera office de piste de danse.

Sélectionnez des activités de groupes

Les soirées d’entreprises permettent de se réunir. C’est donc dans cette esprit que la soirée va se dérouler. Pour accentuer cet état d’esprit, choisissez des animations ludiques et qui se fait en groupe. Par exemple, une olympiades, une dégustation œnologique ou encore un atelier de cuisine. Les activités vont permettre aux collaborateurs de se détendre mais aussi de solidifier leur esprit d’équipe. Tout comme dans un team building d’entreprise.

Anticiper le repas et les boissons

Lors de la soirée d’entreprises les boissons et la nourriture doivent être prévus. En fonction du lieu vous pouvez choisir plusieurs options concernant le repas. Si il y a un restaurant au sein du lieu vous pourrez donc privatiser la salle et dîner sur place. Si il n’y a pas de restaurant, vous pouvez faire appel aux services d’un traiteur. Les boissons alcoolisées doivent être toutefois réglementés afin d’éviter tout débordement.

Installer des règles

L’événement reste tout de même un événement d’entreprise. Il faut donc installer quelques règles pour éviter tout problèmes. Par exemple pour l’alcool installez une règle avec des jetons. Installez des pancartes pour informer qu’il est interdit de fumer à l’intérieur du lieu, ou encore de ne pas déranger autour de vous en évitant un bruit trop fort.

Planifiez les invitations

Afin d’anticiper la soirée d’événement ainsi que le lieu et les prestataires vous devez d’abord calculer le nombre de participants. Pour cela, envoyer des invitations aux employés pour ne pas fausser le nombre. Prévoyez tout de même une marge pour les personnes qui se désisteront ou ceux qui viendront à la dernière minute.

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