Comment acheter l’aérien et l’hôtellerie dans le MICE ?

Organiser un séminaire qui requiert un déplacement en transport et un hébergement relève d’une réelle complexité. Cela se fait de plus en plus fréquemment et le marché des déplacements professionnels est en pleine expansion. De ce fait vous vous retrouvez facilement face à un trop plein d’informations et de choix face à toutes les entreprises qui sont mises en concurrence. Le risque est de s’y perdre rapidement.

Notre premier conseil pour vous aider à acheter l’aérien et l’hôtellerie pour votre séminaire de la meilleure manière possible est d’établir une liste de vos besoins et de vos contraintes afin de disposer d’une stratégie cohérente. Vous devez avant tout choisir la localisation de votre séminaire, sélectionner, une ville, une région ou encore un pays (27% des événements ont lieu à l’étranger) ! Le budget est évidement le plus important pour votre achat, il est nécessaire de tout de suite penser à la somme globale pour votre séminaire puis au budget attribué à chacune des dépenses que vous allez devoir gérer. Il est important d’être très précis sur la rationalisation des budgets et d’ainsi savoir ce qu’on va dépenser avec précision.

Vous devez ensuite vous poser les questions suivantes :

  • -Combien de personnes ?
  • -Quels sont leurs besoins ? (Généralement et individuellement)
  • -Pourquoi ? (Quelle est la nature du séminaire ?)

Toutes ces informations vont vous permettre de savoir comment cibler vos recherches. Vous saurez quel standing vous recherchez et pour quel volume.

Le plus simple pour l’organisation du déplacement et de l’hôtellerie dans le MICE est de travailler avec une agence. Les agences sont le meilleur moyen de faire au plus simple tout en optimisant les dépenses. En effet, le but étant pour eux de vous simplifier le travail et de vous trouver les meilleures offres possibles. L’idéal lorsque nous travaillons sur l’organisation d’un séminaire avec déplacement et organisation est d’être en lien avec des agences spécialisées dans ce milieu et plus particulièrement pour les agences aériennes. Les choix sont très diversifiés dans l’aérien et vous risquez de mettre du temps à choisir votre agence. Nous vous conseillons donc de vous tourner vers des agences qui disposent de service professionnel et qui sont éventuellement spécialiser dans l’affrètement de groupe professionnel, des agences donc familière avec le milieu du MICE.

Concernant l’hôtellerie, l’offre est tout aussi large et vous trouverez de nombreuses offres répondant à vos besoins. Pensez éventuellement à faire un appel d’offre en agence évènementielle pour un gain de temps non négligeable et des réponses parfaitement adaptées à vos besoins.

Cependant une agence ne vous remplacera pas et il est nécessaire que vous suiviez toutes les étapes de l’organisation.

Si vous ne préférez pas passer par une agence, la clef est de s’armer de patience et de procéder avec méthodologie pour établir une sélection cohérente pour votre séminaire. Votre liste de besoins et de contraintes va vous être d’une grande utilité pendant cette étape, cela vous permettra de ne pas vous éloigner de vos objectifs.

En ayant établi en amont tous les besoins, envies, exigences et contraintes pour votre séminaire, l’achat de l’aérien et de l’hôtellerie devrait être plus simple pour vous !

N’oubliez pas d’être précis et de vous assurer de disposer de toutes les informations avant de n’acheter quoique ce soit !  aerien et hotellerie dans le MICE

​cet article est en cours de rédaction, il ne s’agit là que d’un brouillon

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