On vous demande d’organiser un évènement, séminaire ou autre ?
Ou peut être que vous avez vous même décidé d’organiser un évènement?
Dans les 2 cas, vous allez devoir commencer la rédaction d’un cahier des charges précis pour votre événement ou séminaire. C’est essentiel de bien rédiger un cahier des charges car même si ça peut paraître fastidieux, vous allez au final gagner énormément de temps !
En rédigeant un cahier des charges complet, vous pourrez le transmettre aux fournisseurs plus facilement et surtout vous vous serez posé les bonnes questions !
1) Info sur l’entreprise
- Nom de l’entreprise
- Secteur
- Taille
- Entité à facturer
Puis des infos sur vous :
- Nom
- Prenom
- Fonction
- Service
- Tel
2) Date et durée de votre évènement/séminaire
- Date de début
- Date de fin
- Date flexible
3) Contexte et enjeux de votre évènement
Pourquoi organisez vous cet événement ou ce séminaire?
Qu’avez vous fait les années précédentes?
Est ce un événement régulier? Ou appelé à le devenir?
4) Qui va participer à l’évènement
Langue des participants
D’ou viennent ils?
Internet ou externe
Leurs fonctions
5) Localisation
Ou doit se dérouler votre événement et séminaire? Pourquoi?
Quelles sont vos flexibilité?
Avez vous pensé aux transports des participants? Comment? Que comptez vous faire?
Avez vous pensé à la RSE et l’impact carbone de votre évènement? Si c’est important pour votre entreprise, avez vous une solution pour le réduire?
6) Le lieu
Quel type de lieu envisagez vous? (hôtel, château…) Pourquoi?
Etes vous ouvert à des propositions originales?
Les lieux des années précedentes
Y a t’il des lieu que vous ne voulez pas? Pourquoi?
7) Le déroulé
Horaires d’arrivée de l’équipe organisatrice
Horaire d’arrivée des invités
Pouvez vous décrire heure par heure comment va se dérouler l’évènement?
8) Les besoins à coté
Team Building? Transport? Soirée? Diner de gala? Ticketing…
9) Le budget
Budget Global HT et TTC
Budget pour le lieu et pour chacune des autres prestations
Budget N vs N-1
10) Comment gère t’on les participants?
- Invitation
- Information
- Accueil sur place
Digital?
11) La logistique
Avez vous des choses à acheminer sur le lieu de l’évènement (kakemono, documentation, goodies…)
Quand cela sera t’il livré?
12) La deco
Votre évènement a t’il une charte spécifique? Comment doit elle être déclinée sur place?
13) Les parties prenantes interne et qui décide (et quand)
Combien êtes vous sur le projet? Qui fait partie de l’équipe projet? Quelles personnes, quels services?
Est ce que plusieurs personnes recherchent? Ou organisent?
Que se passe t’il en cas d’absence de votre part (maladie ou autre)? Qui décide? Qui doit on contacter?
Qui est le décisionnaire final?
14) Vos attentes sur cet événement / vos objectifs
Décrivez pourquoi vous faites cet événement et tous les objectifs que vous souhaitez atteindre.
15) La satisfaction et la réussite de votre évènement
Qu’est ce qui fera de votre évènement ou séminaire une réussite?
Comment allez vous mesurez cette réussite? Idem pour la satisfaction?
Conclusion
Ce travail de rédaction du cahier des charges d’un évènement ou séminaire est certes un peu long, mais quand vous aurez répondu à toutes ces questions vous serez prêt !
Nous vous conseillons de rédiger ce cahier des charges événementiel en équipe et avec le décisionnaire !