Événementiel : tout ce qu’il faut savoir

evenementiel

Nous allons voir ci dessous ce qu’il faut apprendre pour appréhender au mieux l’événementiel

Au risque d’en décevoir certains et certaines qui ne voient l’événementiel que comme des paillettes et du champagne, 99% de l’organisation consiste en la préparation d’un évènement, qui par nature, est éphémère.

Le secteur évènementiel

Définition et Histoire

Le marché

Quelques chiffres

Son évolution

Les différents types d’évènements

Les événements grand public

Les événements sportifs
Les événements culturels, artistiques ou historiques
Le conférences, expositions de peinture, etc
Les festivals
Les grands événements culturels

Les événements commerciaux

Les foires et salons
Les animations commerciales

Les événements d’entreprise

Les événements de communication externe
La participation des entreprises à des foires et salons
Organiser son propre événement

Les événements de communication interne
Organisés dans l’entreprise : la journée du personnel
Organisés à l’extérieur de l’entreprise : séminaires, conventions

Le cas particulier des congrès

Les publics

Interne
Externe

Le wording événementiel

Les métiers

Les métiers de la production
Les métiers de la création
Métiers annexes

La préparation d’un évènement

Construire l’événement ?

Préambule : toutes les questions à se poser
Le brainstorming – Réunion de réflexion

Thème de l’événement
Sélectionner la meilleure idée
Déterminer une date pour l’événement
Déterminer des objectifs pour votre événement
Les grandes lignes de votre événement
Le rapport d’activité
Décider de la dénomination de votre événement

Les intervenants

Les agences

Les plateformes et venue finder

Réglementation sur Opérateur tourisme pour certains types event (séminaires)

Les médias du secteur

Les associations

Les lieux

Les lieux événementiels classiques
Les lieux privés et atypique
Les lieux historiques
Privatiser un lieu

Les prestataires (technique, traiteur…)

Les outils et logiciels

Outils de recherche
Outils de planification
Outil de gestion des inscriptions
Outils Billetterie
Outils mesure performance

Les personnalités

Les conférences et les animateurs
Les performances d’artistes
Les peoples

Événements et réglementations

Les déclarations et autorisations administratives

Responsabilité des organisateurs et assurances

Les droits d’auteurs musicaux

Ouverture d’une buvette temporaire

La sécurité des personnes et des biens

Choix des matériaux

Les installations temporaires

La restauration sur les événements

Les ERP

L’encadrement sportif

L’écoconception : notre responsabilité sociétale

Les normes

Les labels

Quid de la compensation

Quid du bilan Carbonne

Axes de réflexion et amélioration

Le pilotage budgétaire d’un événement

Budget

Monter un budget prévisionnel

Les dépenses :

Manger
Dormir
Sécurité et logistique
Appartenance, état d’esprit, cohésion
Le sommet de la pyramide
Frais divers d’organisation
Les dépenses de communication
Les dépenses « fiscales » (TVA, IS, Autres taxes)
Sacem
Bénévoles et leurs frais

Les recettes :

Les évaluer
Sponsors
Subventions

Petites astuces pour petits budget

Restaurant pour les soirées

Changement de date (lundi moins cher..)

La communication événementielle

Communication

Utiliser les concepts du marketing

Monter un plan de communication

Achats d’espace publicitaires : le plan média

Les relations presses classiques et maintenant 2.0

Promouvoir son événement en 2.0

Promotion de votre évènement : concevoir une campagne marketing efficace

Les plans promotionnels

Le choix des médias et des supports

Moyens médias
Moyens hors médias

Rhétorique

Prix d’entrée

Le jour J & Le bilan post évènement

La pré-prod

Approfondir, ajuster, valider

Planifier votre événement

Etablir les documents nécessaires à l’organisation

La sécurité

Le plan de prévention

La commission ou la réunion de sécurité

La sécurité des personnes

La production

Le montage ou l’installation

La répétition ou le filage

L’exploitation

L’accompagnement et l’encadrement des participants

L’accueil : hôtesses, remise de badge ou billetterie, gestion de la typologie

La signalétique et la gestion des flux

La gestion de l’imprévu

L’évaluation de l’événement

Le démontage

Après l’événement

Le suivi

Le reporting pour mesurer la performance

Le debriefing

Comme vous le voyez, le sujet est dense…et encore, ce n’est qu’un plan…

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques.

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