Paris est la 1ère destination en France en terme de séminaire.
Donc si vous vous posez la question : Comment organiser mon séminaire à Paris?
Sachez que vous n’êtes pas seul, des dizaines de milliers d’organisateurs d’Événement et séminaire se sont posé la question !
Nous allons essayer de vous donner des conseils pour organiser un séminaire à Paris réussi !
Un séminaire à Paris : comment trouver le lieu?
Paris dispose d’un grand nombre de lieux pour organiser votre séminaire. Il y a les hôtels évidemment, les salles de séminaires, le parc des expos (mais là faut être vraiment nombreux ;)), les centres de formations, les espaces de coworking…
La question qui se pose alors est pourquoi choisir tel ou tel lieu pour organiser mon séminaire?
Organiser son séminaire à Paris dans un hôtel
Il s’agit de la solution la plus classique et la moins risqué. En effet, les hôtels sont des grosses machines bien huilées qui ont l’habitude d’organiser des séminaires. Leur métier est certes avant tout de vendre des chambres et des nuitées mais les séminaires représentent pour eux une occasion de remplir leur hôtel. Ils sont donc très attentif à l’organisation des séminaires.
Autre avantage : si vous organisez un séminaire résidentiel ou avec nuité, les participants n’ont qu’à descendre de leur chambre pour aller en réunion.
Quelques inconvénients néanmoins :
- Ce n’est pas donné surtout dans Paris intramuros. Mais au niveau du grand Paris et en banlieue, vous pouvez trouver des tarifs raisonnables.
- Si votre séminaire est en fait une réunion ou une journée d’étude, les hôtels ne vous permettront généralement pas de réserver longtemps à l’avance. En effet, ils préfèrent garder leurs salles de séminaire pour les séminaires résidentiels et ainsi vendre des chambres. En revanche, si vous organisez votre séminaire en dernière minute, les hôtels seront totalement disposé à vous louer leurs salles.
- Attention aux extras : certains hôtels facturent en plus le video projecteur ou le matériel technique.
Comment contacter les hôtels pour vos séminaires parisiens?
Par mail ou par téléphone. Ou aussi sur les sites internet des hôtels ou des chaînes d’hôtels. Vous pouvez à Paris contacter Accor, Marriott, Hyatt, Melia, IHG, Carlson Rezidor, Best Western, Hilton, NH Hotel, SEH, Louvre Hotels… retrouvez ici les chaines d’hôtels
Pour le grand Paris, vous pouvez en plus contacter Chateauform’ pour les séminaires avec nuitée.
Organiser son séminaire à Paris dans un lieu dédié aux séminaire (pour réunion et journée d’étude)
Il existe des lieux à Paris dédiés aux séminaires et aux journées d’étude.
On parle ici des lieux comme Chateauform’ City, Formasquare, Comet…
Nous connaissons bien surtout le 1er. L’avantage de Chateauform’ est surtout la formule tout compris, incluant tout ! Les repas, la salle, la technique… ainsi aucune surprise. Ils ont des lieux à paris et en petite couronne. Ils ont des très beaux lieux à Paris, des hôtels particuliers magnifiques. Au niveau budget c’est pas donné mais pour les comité de direction… c’est vraiment bien adapté.
Ils sont aussi des lieux moins prestigieux et donc moins cher.
Quid des espaces de formation et coworking?
Au niveau tarif, c’est sans conteste la solution la moins chère aujourd’hui.
Les espaces de formation sont habitués à recevoir des formations. Vous prenez moins de risques mais attention néanmoins car le tarif de location de salle est souvent bas mais ça ne comprends que la location… il faudra rajouter la technique et surement les pauses et le dejeuner. Encore faut ils qu’ils proposent des solution pour le déjeuner…
Les espaces de coworking sont souvent très sympa, très colorés… mais assez peu adapté aux séminaires. Pour nous, ils doivent se professionnalisé pour être à la hauter car pour l’instant ce sont surtout des salles de réunion sans services annexes qu’ils vendent… il manque parfois la technique comme les câbles HDMI…(ça nous est arrivé ;))
Organiser son séminaire à Paris sans rechercher soi même les lieux
LA solution : Faites appel à un Venue finder. Il travaillera pour vous gratuitement ! (il est rémunéré par les lieux comme apporteur d’affaires)
De plus certains venue finder vous accompagne de A à Z donc vous n’avez qu’un seul interlocuteur, c’est eux qui vous facturent…
Vous pouvez aussi si vous avez besoin d’une thématique ou d’un accompagnement ++ faire appel à une Agences de communication événementielles.
ça coûte de l’argent certes mais leur accompagnement peut etre total. Vous déléguer la totalité de votre séminaire à des pros !
Organiser son séminaire à Paris dans un lieux atypique
Il existe à Paris un grand nombre de lieux atypiques
Vous pouvez par exemple organiser un séminaire dans un musée, ou sur une péniche sur la seine par exemple.
Un musée, c’est top mais compliqué à organiser. Nous vous conseillons dans ce cas de faire appel à un venue finder ou à une agence.
Une péniche sur la seine en revanche, c’est simple ! Vous contactez Bateaux Parisiens, Yacht de Paris, La compagnie des Bateaux à roue et vous demandez un devis:)
Le principal avantage c’est qu’ils proposent des forfaits séminaires plus croisière. C’est génial si voos participants viennent de l’étranger ou de province, ils découvrent Paris en déjeunant et vous avez votre animation !
Un séminaire à Paris : quels coût?
Alors on ne va pas vous mentir, Paris, C’est cher !
Néanmoins cela est à relativiser car oui c’est cher par rapport à la province mais par rapport à Londres ou New York, ça ne l’est pas…
Et il faut aussi prendre en compte les coûts de transport car la france est un pays centralisé ou presque tous les moyens de transport passent par paris. Il peut être par exemple plus cher au total d’organiser un séminaire dans le cantal qu’à paris, car au total les transports renchérissent fortement les coûts (et je n’ai rien contre le cantal, au contraire, j’y ai des attaches familiales ;))
Pensez aussi au grand paris et à l’île de France. Les réseaux de transports franciliens permettent d’accéder rapidement à un grand nombre de villes en île de France. Et les coûts hors de Paris intramuros sont vraiment plus abordables.
Tableau des coûts (+ d’infos sur le coût d’un séminaire)
Séminaire Paris : les moyens de transport
Paris dispose de 2 aéroports international : Roissy Charles Gaulle et Orly. Il y a un très grand nombre de vol provenant de partout en france et de partout dans le monde. Les compagnies à Privilégier : Air France et Hop car pour ces compagnies paris est un Hub.
Le train : Paris dispose aussi de nombreuses gare nationales ou internationales. On ne va pas toutes les citer mais si vos participants viennent de province, c’est LE moyen de transport à privilégier. Car ça coûte généralement moins cher que l’avion et surtout car c’est plus écologique. Evidemment, c’est notre opinion mais nous pensons qu’aujourd’hui il faut organiser des évènements plus éco-responsables. Si vous êtes dans une démarche RSE lisez l’article séminaire RSE.
La voiture : il se peut parfois que ce soit le meilleur moyen de transport. Dans ce cas n’hésitez pas à mettre en place des solutions de covoiturage. Il existe des sites web proposant cela. Vous pouvez les découvrir en cliquant sur le lien ci dessus.
Activités pour votre séminaire à Paris
Alors on ne va pas vous faire la liste exhaustives des activités qu’il existe à paris. Il y en a tellement !
Notre conseil : demandez à votre lieux de séminaire s’il a un catalogue d’activités Team Building et Animations.
Si vous passez par un prestataire comme un venue finder ou une agences, demandez leur! c’est leur métier !
Quelques idées :
- Les visites insolites (de l’opéra, des coulisses de la tour eiffeil, les passages couverts…)
- Les escape game : c’est très sympa, assez court et pas cher
- Les cours de cuisine ou d’œnologie (avec modération évidemment ;))
- Les rallyes / Chasse au trésor dans les musées
- Balade sur la seine en zodiac ou en péniche
- Visite de Paris en 2CV
- Et si vous êtes hors de Paris intramuros : Olympiades, Balades à vélo…
Les tips pour un séminaire réussi
- Anticipez au max l’organisation (valider le lieux des que vous êtes sur par exemple, car à paris les bons lieux peuvent vite partir et vous risquez de vous retrouver sans lieu de séminaire…)
- Faites vous une to do list
- Ecrivez ! Car l’écrit reste et les paroles s’envolent. Dans l’évènementiel, il vaut mieux tout écrire aux prestataires afin d’éviter les mauvaises surprises
- Prévoyez du temps libre aux participants car Paris est en soi une animation
Voilà vous disposez maintenant de pas mal d’infos pour organiser votre séminaire à Paris. Nous espérons que cette article vous a été utile.
Article écrit par Fabien Martre, expert du MICE depuis plus de 15 ans