Organisation de Séminaires : Genius Meetings vous accompagne
Vous souhaitez organiser un séminaire résidentiel ou une journée d’étude ? Vous êtes sur le bon site !
Genius Meetings vous accompagne dans l’organisation de votre séminaire de A à Z !
Comment Genius Meetings vous aide dans l’organisation de votre séminaire ?
Genius Meetings vous aide en vous accompagnant à chaque étape de l’organisation de votre séminaire. Nous allons donc voir les étapes et comment Genius Meetings vous accompagne.
Etape 1 : Redaction du cahier des charges de votre séminaire
Etape 2 : Recherche du lieu de séminaire
Etape 3 : Interroger les lieux de séminaire
Etape 4 : Comparer les devis reçus des lieux/hotels
Etape 5 : To do list et rappels
Etape 6 : Gerer les participants à son séminaire
Etape 7 : Negocier avec les lieux
Etape 8 : Confirmer le lieu de séminaire
Etape 9 : Mesurer la satisfaction des invités/participants
Etape 10 : Cloturer son évènement
1ère étape : Rédaction du cahier des charges ou du brief
Genius Meetings vous propose de remplir un cahier des charges et vous informe de sa complétude.
Ainsi, toutes les questions essentielles pour mieux vous organiser et surtout pour recevoir des devis complets des lieux/hôtels séminaires sont présents.
a) Information sur la complétude de votre cahier des charges séminaire
Comme vous le voyez ci-dessous, à côté du cahier des charges est indiqué un pourcentage. Si celui-ci est inférieur à 75%, votre cahier des charges n’est pas complet et vous risquez de devoir répondre à des questions de fournisseurs, et donc de perdre du temps.
b) Aide pour remplir un cahier des charges complet
Un cahier des charges complet est essentiel pour:
- Mieux préparer votre séminaire
- Obtenir des devis complets des lieux
- Gagner du temps car les lieux vous dérangeront moins avec des questions
- Gagner de l’argent car tout ce qui est prévu avant coûte moins cher que ce qui est ajouté après signature avec le lieu
Ainsi, nous vous proposons de remplir un cahier des charges complet comprenant :
- Informations générales (Objectifs du séminaire, dates, nombre de personnes, date flexible ou non…)
- Exigences commerciales (Date limite de réponse, budget…)
- Cadre et géographie
- Accessibilité
- Descriptif (Types de participants, programme du séminaire, récurrence de l’évènement, historique de ce séminaire, …). Cette partie est très importante pour l’hôtel séminaire ou le lieu car cela lui permet de faire une cotation adaptée
- Hébergement (Nombre de nuitées par jour, twin possible ou non…)
- Restauration détaillée (Matin, pause matin, déjeuner, pause après-midi, soir…)
- Salles (Descriptif complet des besoins en salles, leur disposition, les besoins en matériels…)
Une fois le cahier des charges de votre séminaire bien rempli, vous pouvez passer à la 2ème étape qui est la recherche du lieu de votre séminaire; une fonctionnalité exclusive !
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2ème étape : Recherche du lieu de séminaire
A partir de votre cahier des charges et du tableau de bord de l’évènement créé, vous pouvez lancer votre recherche de lieu(x).
Genius Meetings est le seul outil vous permettant de chercher votre lieu sur la base d’un cahier des charges complexe et complet.
Vous pouvez aussi rechercher via la barre de navigation en cliquant sur « Rechercher ».
- La recherche est alors libre, ne se basant pas sur votre cahier des charges.
Les résultats de recherches s’afficheront comme dans la capture du logiciel ci-dessous :
Vous pouvez filtrer grâce aux modules présents sur la gauche. Puis, en cliquant sur une photo ou sur le nom du lieu, la fiche détaillée du lieu s’ouvrira.
En cliquant sur « sélectionner l’établissement », vous l'ajoutez aux lieux envisagés pour votre séminaire. Ces lieux seront accesibles en haut de la page des résultats de recherches.
Vous pouvez les « Interroger » à tout moment en cliquant sur « Interroger le fournisseur ».
Vous pouvez aussi accéder au tableau de bord de l’événement en cliquant sur la loupe.
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3ème étape : Interroger les lieux de séminaire
Dès que vous avez présélectionné vos lieux de séminaires, il faut les interroger. Vous avez dès lors 2 solutions :
- Demander la disponibilité
- Demander un devis
La demande de disponibilité a l’avantage d’être plus rapide car le lieu ne doit pas établir de devis. Il doit juste dire s’il est disponible pour accueillir ou non votre séminaire.
Ainsi Genius Meetings vous permet en 1 clic d’interroger votre sélection de lieux de séminaire !
Les lieux (hôtels, châteaux, ...) reçoivent un mail et sont invités à remplir en ligne un devis simplifié, et à joindre leur devis original.
Vous êtes informé à chaque fois qu'un lieu vous envoie son devis.
4ème étape : Comparer les devis reçus
Dès la réception de deux devis, Genius Meetings vous facilite la comparaison des devis de votre séminaire en ligne. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Comparateur ».
Ainsi, un écran s'affiche en pop-up pour vous montrer le détail de manière simple et par catégorie les prix que chaque lieu vous propose.
Cela va vous permettre de mieux négocier le prix de votre séminaire, que nous verrons en étape 7.
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5ème étape : Se créé une to do list et des rappels pour mieux organiser votre séminaire
En attendant de recevoir tous les devis des lieux, Genius Meetings vous aide dans votre organisation en vous permettant de vous créer une to do list ainsi que des rappels.
Vous planifier ainsi mieux votre évènement et recevez des mails de rappel de taches à exécuter.
Astuce : En outre, Genius Meetings vous facilite l’organisation de votre séminaire et vous suggère des taches à ajouter dès la première lettre tapée.
Ci-dessous l’ensemble des taches que vous pourriez avoir à planifier pour votre séminaire.
Avant le Jour J :
- Clarifier les buts, objectifs de l’événement (séminaire…)
- Bloquer une date
- Déterminer un retroplanning et une to do list
- Déterminer la liste des invités
- Etablir un budget
- Sélectionner plusieurs lieux
- Elaborer un cahier des charges pour chaque type de prestation
- Choisir ses prestataires
- Faites des demandes de disponibilité de prise en charge
- Créer et envoyer ses invitations
- Création d’un site pour centraliser les inscriptions
- Créer les différentes signalétiques
- Revoir tous les détails auprès des fournisseurs
- Pré-valider toutes les réservations
- Gérez les aspects contractuels avec les prestataires
- Gérez les aspects financiers
- Envoyer la rooming list
- Choix de menus
- Créer les badges
- Créé le programme de l’évènement
- Gérer les VIP et Pré-night/Post Night
Jour J
- Recevoir les invités
- Recevoir les intervenants
- Transmettre les badges
- Transmettre le programme de l’évènement
Après le Jour J :
- Créer et envoyer vos enquêtes de satisfaction
- Evaluer vos prestataires
- Anticiper le prochain évènement en vous mettant un rappel
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6ème étape : Gérer les participants à son séminaire
Toujours en attendant les devis des lieux, vous pouvez penser à la gestion des participants et à la communication de votre séminaire.
Gérer les participants à un séminaire peut être long et fastidieux. En effet, il faut les inviter, savoir qui vient qui ne vient pas, les informer, leur donner les infos pratiques, …
Heureusement, Genius Meetings a pensé à vous simplifier ces taches chronophages en automatisant l’envoi de mail, le recueil d’infos, …
Nous n’allons pas réexpliquer complètement comment gérer les participants car c’est expliquer sur une autre page, accessible ici.
Voici néanmoins les étapes :
1) Gestion des participants
- Liste des participants
- Création mails type
- Envoi des emails
2) Création d’un site web
- Site web
- Page enregistrement
Nous vous conseillons pour gagner du temps de bien rédiger les mails et de bien indiquer sur le site web dédié à l’évènement toutes les infos pratiques.
7ème étape : Négocier avec les lieux
Afin de vous faciliter l’organisation de votre séminaire et vous faire réaliser des économies, nous vous facilitons la négociation.
Il vous suffit de cliquer sur « Négocier ».
Une fois que vous aurez cliquez sur "Négocier", vous verrez s'ouvrir la fenêtre ci-dessous et vous pourrez ainsi exprimer librement votre talent de négociateur.
Nos conseils de négociation :
- Négocier les prix mais aussi les conditions d’annulation, on ne sait jamais
- Analyser bien le « comparatif » pour savoir où le lieu est plus cher, ce sera là votre 1er angle de négociation
- Bien négocier, c’est se montrer raisonnable dans ses demandes
- Pour bien négocier, il ne faut pas avoir choisi son lieu (ou ne pas le dire)
Le lieu vous répondra directement via la messagerie intégrée Genius Meetings ou en modifiant son devis (vous êtes alors informés par message et notification).
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8ème étape : confirmer un lieu de séminaire
Maintenant que vous avez négocié et que vous êtes satisfait de l’offre reçue, vous pouvez confirmer auprès du lieu votre acceptation.
Pour cela, rien de plus simple, il vous suffit de cliquer sur « Validation ».
Cette validation étant équivalente à un « Bon pour accord », un code vous sera envoyé sur votre téléphone portable pour confirmer votre identité.
Une fois le code inséré (ainsi que les autres informations demandées par votre entreprise) le fournisseur doit aussi le valider (en suivant la même procédure).
9ème étape : Mesurer la satisfaction de vos invités/participants
Il s’agit là d’une étape essentielle. Mesurer le ROI ou ROE de votre séminaire est essentiel pour connaître la satisfaction des participants, valider l’efficacité de votre séminaire, ect.
Là encore Genius Meetings vous accompagne pour vous faciliter l’organisation de votre séminaire de bout en bout.
Tout d’abord, sur la page de votre évènement, aller dans le bloc en bas « Gérer participants/évaluation » et cliquez sur le « stylo » .
Comme indiqué dans l'image ci-desous, c'est sur cette page se trouve la « Gestion des évaluations ».
En scrollant en bas de page, vous avez la possibilité de personnaliser les mails.
NB : le mail de relance est un mail à renvoyer individuellement alors que le mail d’évaluation peut être envoyé globalement.
Vous arrivez alors sur une page vous permettant de modifier le mail en français et en anglais. Et sur laquelle vous pouvez insérer votre texto et logo très simplement.
En revenant à la page précédente, vous pouvez envoyer individuellement ou globalement le questionnaire de satisfaction aux participants.
Conseil : préviligier les envois globaux.
En cliquant sur « Modifier le questionnaire », vous arrivez sur une page où vous pourrez créer votre questionnaire.
Vous pouvez créer des questions simples comme « donnez une note de 1 à 5 au séminaire ».
Ou des questions plus complexes comme choix unique et choix multiples.
Voici ce que donnera visuellement votre questionnaire de satisfaction:
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10ème étape : Clôturer son évènement
a) Evaluer le lieu où l’hôtel séminaire
Genius Meetings est un outil collaboratif qui vous permet de voir les notes données par les autres organisateurs d’évènements (anonymisées évidemment mais réelles car seuls les organisateurs de la plateforme ayant confirmés un lieu sur la plateforme peuvent donner une note).
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Evaluer ». Ce bouton n’apparait évidement qu'une fois que l'événement est fini.
Le pop-up suivant s’affiche alors.
Vous pouvez donner une note par tranche de 0.5 de 0 à 5.
b) Clôturer financièrement le dossier
Genius Meetings vous a facilité l’organisation de votre séminaire de A à Z, il est maintenant temps de clôturer votre dossier.
Pour cela, rien de plus simple, il suffit de cliquer sur « Terminer ».
Voilà, vous avez organisé votre séminaire comme un pro avec Genius Meetings !
Si vous souhaitez de l’aide pour votre 1er séminaire sur notre plateforme d’organisation d’évènement, contactez-nous au 09 72 65 36 62, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner !
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