Centralisation achat séminaire et réduction des coûts
Comment réaliser des économies sur vos achats de séminaires?
Comment reduire les coûts de ses séminaires?
Voilà les questions que vous pouvez vous posez quand vous êtes acheteurs de séminaires ou acheteurs meetings ou acheteur MICE?
Comment réaliser des économies sur vos achats de séminaires?
Pour réaliser des économies quand on achète, la regle n°1 est de savoir ce que l'on achète, en quelle quantité, a quelle moment, qui sont les prescripteurs et les décideurs...
Pour obtenir cette visibilité, vous pouvez passer par un Venue Finder ou choisir un logiciel d'organisation d'évènement comme Genius Meetings.
Dès que vous avez une visibilité sur vos dépenses, vous pouvez élaborer une stratégie :
- Etablir des contrats annuels avec certains fournisseurs en négociant les prix
- Regrouper les dépenses vers un nombre limité d'établissement
- Vous concentrer sur les 20% d'évènements qui font 80% des dépenses (si pareto s'applique, mais c'est souvent le cas)
- Mettre en place des process de mise en concurence pour les organisateurs d'évènements
- Demandez à être dans la boucle lorsque le séminaire dépasse un montant afin de gérer vous même la négociation finale
- ...
Ce ne sont là que des pistes, les stratégies devant être adaptées à chaque entreprise.
Comment acheter un séminaires?
La règle quand on achète un séminaire est que le temps joue contre vous. Plus vous vous y prenez tot, plus vous aurez de lieux disponibles, plus vous pourrez faire jouer la concurrence.
Donc anticipez ! Vous savez que chaque année il y a un séminaire de rentrée, demandez des devis 4 mois à l'avance et faites jouer la concurrence.
Autre astuces : pensez à tout quand vous demandez un devis car une fois le lieu choisi et le contrat signé, vous n'aurez plus de marge de négociation et paieraient plein pot. penez donc à la technique, aux pauses...
Comment reduire les coûts de ses séminaires?
Comme pour toute dépense, il est possible de réduire les coûts en supprimant les séminaires.... mais pas sûr que ce soit une bonne idée. le mieux est d'appliquer les conseils ci dessus et de bien suivre ces dépenses pour éviter tout dérapage. En surveillant ces dépenses, les organisateurs d'évènements feront déjà plus attention. Et formez vos prescripteurs à la négo, ou demandez leur de vous mettre dans la boucle. Les lieux seront plus raisonnable sachant qu'il y a un acheteur derrière.
Genius Meetings, vous permet de rationaliser vos dépenses MICE
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Notre ambition
Genius Meetings a pour ambition de disrupter le marché des séminaires en offrant aux organisateurs d'évènement et aux lieux les moyens de communiquez directement, sans intermédiaire.
Ce logiciel dispose d'une version freemium, car l'objectif est que 100% des organisateurs d'évènements passent par le logiciel.
Ambitieux certes, mais impossible n’est pas français, non ?
Des logiciels au service de l'homme, telle est l'ambition de Self Meeting Tool.
Genius Meetings et Genius Catering fournissent à nos clients (entreprises et fournisseurs de services) le moyen de communiquer et d'échanger simplement.
Des logiciels fait pour faciliter le travail des utilisateurs au quotidien.
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Nous recherchons des talents adhérents à nos valeurs : Bienveillance, Gout du travail bien fait, Respect… et humour car la vie est une fête J
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Transformez la gestion de vos événements avec les fonctionnalités Genius Meetings dédiés aux acheteurs
Genius Meetings est le fruit de 12 ans de travail auprès d'acheteurs séminaires et évènements, MICE ainsi que de Travel Manager.
Genius Meetings est le premier Self Meeting Tool, permettant aux acheteurs de reprendre le contrôle sur l'ensemble de leurs dépenses MICE, en leur permettant de configurer des workflow de validation, de personnaliser leur référentiel fournisseur, d'avoir des reportings complets et exhaustifs...
ARCHIVAGE
N'ayez plus peur de perdre vos factures... Nous les archivons pour vous !
Vous voulez consulter le détail d'un évènement qui a eu lieu il y a 3 ans...
tout est conservé pour vous !
TRAITEMENT DES MAILS
L'historique complet de vos échanges avec tous les prestataires est sauvegardé et accessible 100% online
INTEGRATION DU COMPTABLE
Le comptable de votre entreprise peut utiliser le même service que vous !
Il pourra facilement superviser toutes les dépenses et intégrer les écritures comptable à votre logiciel.
(developpement d'une API/flux sur demande)
EXPORTS MULTI-FORMATS
Vous pouvez facilement exporter des rapports pour votre manager ou comptable directement
depuis le site au format de votre choix.
NOMBRE ILLIMITE D'UTILISATEURS
Vous pouvez ajouter autant d'employés que vous le souhaitez !
Vous ne paierez que pour ceux qui sont acifs (qui utilisent vraiment le site pour gérer vos événements) si vous avez un abonnement payant. Si votre abonnement est gratuit, cela ne vous coute rien !
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Ne vous en faites pas, vous profiterez toujours gratuitement de la dernière version de Genius Meetings.
STATISTIQUES INTELLIGENTES / REPORTING
Prenez les bonnes décisions en ayant en temps-réel une visibilité sur les dépenses de votre entreprise.
FLUX D'APPROBATION
Genius Meetings s'adapte à vos processus internes : configurez facilement le flux de validation.
Flux jusqu'à 3 niveaux, fonction des montants, personnes, ou de l'entreprise.
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