Plateforme Organisation Evenement et Seminaire :

Comment choisir ?

 

 

Choisissez et comparez les meilleurs outils pour votre événement/séminaire

 

Choisir le meilleur logiciel de gestion d'événements et séminaire pour votre conférence, salon, réunion, séminaire ou événement peut s'avérer un processus long et fastidieux.

Des dizaines d'options de tarification, des centaines de fournisseurs, des milliers de fonctionnalités...


Pourtant, les événements aujourd'hui ne peuvent se passer d'une solide infrastructure logicielle de gestion des événements, autrement appelé plateforme d'organisation d'évènements et séminaires.

 


Mais par où commencer?

 

Cet article vous donnera tout ce dont vous avez besoin pour choisir votre logiciel de gestion d'événements.


Vous serez en mesure de comprendre les différentes catégories d'outils, comparer des centaines de solutions et fournisseurs...

Au menu...

 

RondQu'est-ce que le logiciel de gestion des événements?

RondComment les organisateurs d'événements choisissent leur plateforme d'organisation d'évènement et séminaire

RondGuide d'achat du logiciel de gestion des événements/séminaire

RondLogiciel de gestion d'événements: Quelles sont les solutions disponibles?

RondComparaison des logiciels de gestion d'événements

 

 

Qu'est-ce que le logiciel de gestion des événements?


Le logiciel de gestion d'événements désigne tout type de logiciel utilisé pour promouvoir, planifier, exécuter et évaluer des événements.


Il peut s'agir d'un logiciel interne que vous pouvez utiliser pour gérer l'événement ou d'un logiciel externe qui fait face aux participants à différentes étapes de l'événement (promotion, engagement ou évaluation).


Traditionnellement, les logiciels de gestion d'événements s'articulent autour de la gestion d'événements (gestion de projets, communication d'équipe, gestion des participants, gestion des intervenants, etc.

Ce sont là les piliers de l'évolution du logiciel de gestion des réunions stratégiques.(SMMP)


Dernièrement, cette définition a évolué et comporte un nouvel ensemble d'outils :

Du logiciel de Venue Sourcing (recherche de lieu) aux applications événementielles, des outils d'engagement en direct aux outils de rétroaction et d'enquête.

 

 

Comment les organisateurs d'événements choisissent leur plateforme d'organisation d'évènement et séminaire

 

Ils choisissent leur plateforme d'organisation d'évènements principalement selon 6 facteurs :

 

Rond Les fonctionnalités disponibles

Rond Le prix

Rond Le support

Rond Le reporting / les analyses

Rond La capacité à gérer des participants sans limite

 

Au niveau des fonctionnalités, quelles sont les plus utilisées ?

 

1. Gestion des participants

2. Envoi des emails aux participants

3. Questionnaires post event

4. Applications évenementielle

5. Système de gestion des badges et enregistrement sur place

6. Application d'engagement durant l'évévènement (vote, question réponses en live...)

7. Venue Sourcing 

8. Gestion de projet

 

Certains outils proposent du tout en un. D'autres sont spécialisés sur un segment... pas simple de choisir...

 

 

Quelles sont les raisons expliquant la non utilisation des plateforme evenementielle?

 

Rond Le prix, souvent trop cher

Rond Le manque d'intégration aux autres outils

Rond La complexité

 

A noté que plus de 50% des entreprises n'utilisement pas de plateforme evenementielle quand elles organisent des évènements ou séminaires... donc 50% les utilisent ce qui prouvent la montée en puissance de ces outils.

 

 

 

Comment choisir la société qui va fournir la plateforme evenementielle? Voici 4 critères à prendre en compte :

 

Rond Le prix

Rond Le tout en un

Rond La technologie

Rond Le support

 

Guide d'achat du logiciel de gestion des événements/séminaire

 

Vous avez identifié une technologie qui peut apporter de la valeur à une partie de votre processus.

Vous avez décidé de l'implémenter progressivement. Vous avez aussi convaincu votre patron.

Génial !

Si vous prenez, par exemple, l'inscription à un événement ou les applications événementielles, il y a des centaines de fournisseurs qui offrent exactement le même produit (au moins sur papier).


Il n' y a pas de solution unique pour tous les événements. La granularité et la fragmentation de notre industrie sont si uniques que même les fournisseurs ignorent parfois certains aspects du processus de planification d'événements.


Pourtant, il existe une approche de niveau supérieur pour relever les défis liés à la sélection du bon fournisseur pour votre technologie.

 

 

Prix et coût


Pour les professionnels de l'événementiel qui utilisent une technologie pour la première fois, le prix est un facteur important influençant la décision.

En fait, un bon modèle est de commencer par un petit investissement, puis de l'intégrer dans des logiciels plus grands.

Nous ne saurions trop insister sur la différence entre le prix de la technologie et le coût réel pour votre organisation.

Ce dernier comprend le prix de la technologie plus le temps nécessaire pour la comprendre, la communiquer et la déployer.


Bien que le prix entraîne généralement des coûts globaux, il est également recommandé d'examiner le temps nécessaire à la mise en place de l'outil choisi et le soutien disponible auprès du fournisseur.


Il est difficile d'offrir un aperçu objectif des coûts réels pour votre entreprise. Ce coût dépend généralement de la structure, de la taille et des compétences de votre équipe. Le prix est un excellent point de départ, mais nous vous encourageons à regarder le tableau complet avant de prendre une décision, ce qui comprend l'exploration des fonctionnalités du logiciel de gestion d'événements, l'essai du produit, la demande de références et d'implémentations similaires à votre événement et l'évaluation minutieuse du soutien que vous recevrez.

 

 


N'excluez pas les logiciels de gestion d'événements gratuits.

 

Les outils peu coûteux ou gratuits sont généralement un bon point de départ.

Les  modèles'Freemium', où vous pouvez commencer gratuitement et mettre à niveau plus tard, fournissent un moyen à faible risque pour démarrer et rien ne vous empeche après d'investir si votre approche est couronné de succès.


Recherchez également des synergies et des opportunités d'intégration. De plus en plus d'entreprises proposent des solutions technologiques multiples.

Si vous utilisez déjà un outil, l'ajout d'une extension peut coûter beaucoup moins cher que l'achat d'un système ad hoc. Pensez également à des courbes d'apprentissage plus courtes dictées par l'intégration. Parlons de ça.

 


Intégration


Les organisateurs d'événements utilisent une gamme d'outils logiciels différents pour remplir les diverses parties du processus de gestion d'événements, tels que les outils de Business Intelligence et de reporting, les systèmes de feedback des participants/clients, le blocage des chambres d'hôtel et plus encore.

S'assurer que le logiciel de gestion d'événements est capable de communiquer librement avec le reste de votre pile technologique pourrait vous faire gagner beaucoup de temps qui autrement serait dépensé à importer, exporter et jongler des données dans des feuilles de calcul.

Pour cette raison, l'intégration logicielle permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'éviter les erreurs humaines.


C'est une exigence particulièrement importante si vous êtes à la recherche de petites entreprises de logiciels. Bien qu'il puisse y avoir des avantages dans leur domaine de spécialité, vous voulez vous assurer que le logiciel sélectionné correspond aux autres logiciels que vous utilisez actuellement...

 


Solutions de gestion événementielle tout-en-un


L'un des secteurs de la technologie événementielle qui croît le plus rapidement est celui des tableaux de bord tout-en-un.

Ce sont des solutions complètes qui offrent des outils sophistiqués, de la recherche d'un lieu à l'enregistrement, des applications aux badges intelligents.

Ils sont l'évolution des tableaux de bord de la gestion des réunions stratégiques, populaires dans les années 2000.

Sur le papier, choisir une solution tout-en-un est l'une des décisions les plus intelligentes que vous prendrez jamais.
Sur le papier...
La réalité peut être différente...


Les solutions tout-en-un sont certainement plus pratiques. Les données sont souvent transférées de manière transparente vers différentes applications en temps réel. Vous pouvez ajouter des modules lorsque vos besoins évoluent. Cela ne signifie pas que vous obtiendrez toutes ces fonctionnalités supplémentaires gratuitement.

Parfois, ils coûteront autant sinon plus cher que les services autonomes.

De plus, si vous mettez tous vos oeufs dans le même panier, vous augmentez les risques. Que se passe-t-il si le serveur de l'entreprise pour laquelle vous travaillez est en panne le jour de l'événement? De plus, ces systèmes ne sont pas toujours flexibles. Par conséquent, si vous avez juste besoin d'essayer un petit quelque chose, une solution tout-en-un pourrait vous forcer à activer un add-on à un coût substantiel.


Il y a des avantages et des inconvénients associés aux solutions tout-en-un et vous devriez les évaluer soigneusement avant de prendre une décision.

 


Vérification des compétences du fournisseur


Les professionnels de l'événementiel et des réunions accordent une grande importance aux qualifications des fournisseurs de technologie. Habituellement, il s'agit de l'une des sections les plus détaillées lorsqu'ils préparent une demande de propositions (DP) à l'intention des fournisseurs.


Nous croyons qu'il est extrêmement important de vérifier les références des fournisseurs. Nous vous invitons à demander des références de clients, des études de cas et à rechercher des avis sur les réseaux sociaux et les sites de comparaison.

C'est particulièrement vrai si vous recherchez une technologie hautement supportée et très coûteuse.


Avec un marché aussi vaste et concurrentiel, les fournisseurs font l'objet d'un battage médiatique important pour mettre en valeur leur propre crédibilité. Nous croyons que la technologie de l'outil doit être soigneusement examinée en conjonction avec la réputation de l'entreprise.
Dans les cas où vous comparez des entreprises et que la technologie fournie est exactement la même, d'énormes écarts de prix ne sont pas justifiés par la réputation seule.

 


Support


Si la technologie que vous choisissez se réfère à un processus vital de votre événement - par exemple l'inscription - dans lequel les données et les paiements sont impliqués, vous voudrez peut-être examiner attentivement l'offre des prestataires de soutien.

Il y a une règle universelle dans les entreprises de technologie événementielle. Ceux qui offrent un bon soutien sont généralement ceux qui réussissent.

J'ai vu de nombreuses, beaucoup d'entreprises avec des offres de support médiocres échouer inévitablement à long terme.
Le soutien sur place est particulièrement important.

Souvent, les fournisseurs de technologie événementielle ne comprennent pas comment les événements fonctionnent. Contrairement aux entreprises, les événements durent deux ou trois jours.

Ou au moins la majeure partie de l'action sera concentrée dans une période de pointe au cours de l'année. Vous pouvez probablement vivre avec des systèmes défaillants quatre mois avant l'événement. Vous ne pouvez pas vous permettre d'échouer la semaine précédant l'événement ou, dans le cas d'une application événementielle ou d'outils d'engagement, le jour de l'événement.

C'est la raison pour laquelle une certaine prise en main ou présence sur place pour des piles technologiques vitales est un élément clé de votre décision.

 

 

 

Logiciel de gestion d'événements: Quelles solutions sont disponibles?


Il existe de nombreuses solutions différentes en termes de logiciels de gestion d'événements, axées sur de nombreux domaines et types d'événements. Certains offriront toutes ces fonctions, d'autres se spécialiseront dans un seul domaine. Ce qui est une solution tout-en-un pour un planificateur d'événements ne sera pas assez avancé ou complet pour un autre événement.

Voici quelques-uns des principaux types de logiciels et fonctionnalités de gestion d'événements à explorer.

 


Lieux et destinations


Choisir le bon lieu et la bonne destination pour votre événement peut faire la différence, et la technologie peut vous aider à évaluer et à prendre les meilleures décisions pour choisir judicieusement.

Il y a une pléthore d'information sur le marché pour faire des recherches et présélectionner les endroits qui vous intéressent, ainsi que pour vous donner les moyens de négocier au mieux.

Certains outils se concentrent sur un seul élément du processus de sélection et de réservation des salles, d'autres technologies peuvent tout gérer, de la recherche à la gestion du transport et des salles.

 


Type d'outils :

Sélection de la destination et du lieu de l'événement

 

Rond Recherche de lieu

Rond Comparaison des lieux et des offres

Rond RFP online

Rond Venue Sourcing

Rond Disponibilité des salles et systèmes de réservation en temps réel 

Rond Marketplace

Rond Recherche en ligne

Rond Recherche de DMC (Destination management company, ou agence receptive locale)

 

Négociation du lieu de la réunion / séminaire /évènement

 

Rond Génération de devis automatisées

Rond Générateurs de devis en ligne

Rond Solutions stratégiques de sourcing de sites

Rond Comparaison de l'historique des réservations

Rond Estimation des taxes, pourboires et dépenses supplémentaires


Hébergement

 

Rond Blocs de chambres et d'hébergement (réservation, pose d'option...)

Rond Gestion des listes de chambres (rooming list)

 

 

Transport 

 

Rond Vols

Rond Transfert

Rond Covoiturage

 

Connectivité / Wifi / Divers

 

Rond Connectivité WiFi

Rond Points d'accès WiFi temporaires

Rond Concierge virtuel

Rond Robots / IA

 

 

Gestion des participants / Inscription et enregistrement

 

L'inscription et la billetterie en ligne font partie intégrante de la plupart des événements d'aujourd'hui, même pour les évènements et séminaires gratuit pour les participants...

La plupart des organisateurs d'événements utilisent un système en ligne pour informer ceux qui souhaitent assister à l'événement, ce qui leur permet de gagner du temps et d'assurer une meilleure précision (aucun problème de déchiffrement d'une mauvaise écriture manuscrite).

 

 

Type d'outils:

 


Logiciel d'enregistrement et de gestion des inscriptions en ligne (gestion des participants)

 

Inscription en ligne

 

Rond Billetterie en ligne

Rond Formulaires d'inscription personnalisés

Rond Signature électronique de documents juridiques (CGV, Contrat...)

Rond Paiements en ligne sécurisés

 



Comptabilité et financement

 

Rond Logiciels financiers

Rond Outils de budgétisation

Rond Suivi des dépenses

Rond Applications comptables


Logiciels de gestion d'événements et de projets


Il existe des solutions tout-en-un qui peuvent prendre en charge les inscriptions, la gestion des tâches, le marketing et la communication au sein d'une même plate-forme.

Évidemment, il y a de nombreux avantages à disposer d'outils complets qui vous aident à tout gérer en un seul endroit et qui donnent l'assurance que si une donnée est mise à jour elle l'est gloabalement.

 

Type d'outils :

Logiciels de gestion d'événements et de projets

 

Rond Solutions tout-en-un

Rond Logiciel de gestion de projet

Rond Graphiques de Gantt

Rond Flux de travail

Rond Gestion des tâches

Rond Formation

Rond Portabilité des données / APIs

Rond Gestion des fournisseurs

Rond Partage et stockage de fichiers

Rond Conception et plans de l'événement

Rond Gestion des réunions stratégiques

Rond Planification des réunions

Rond Calendrier des dates

Rond Sites web indépendants

Rond Outils de communication

Rond Outils d'évaluation et de reporting

Rond Outils d'enquête de satisfaction et ROI

Rond Calculs des émissions de C02

 

Type d'outils :

Outils de marketing événementiel

 

Rond Sites Web d'événements

Rond Pages d'atterrissage

Rond CRM

Rond Email marketing

Rond Gestion de la boîte de réception

Rond Marketing d'affiliation

Rond Murs sociaux

Rond Affichage interactif

Rond Affichage numérique

Rond Outils de collaboration de groupe

Rond Suivi et rapports

Rond Google Analytics

Rond Analyse des médias sociaux

 

Comparaison des logiciels de gestion d'évènements et séminaire

 

Nous n'allons pas comparer les logiciels, il en existe trop et à notre humble avis, leur business model payant est contre productif...

Comme vous pouvez le voir, choisir sa plateforme d'organisation d'évènement et séminaire n'est pas chose aisée... et encore nous n'avons pas abordé tous les points...

  

 

 

Pour Organiser votre séminaire, et événement avec Genius Meetings

 

Inscrivez vous ici, c'est gratuit !

 

 

Trouver votre lieu de séminaire

 

 

 

      

Genius Meetings est un logiciel d'organisation de séminaires et évènements. Il vous permet d'organiser en quelques clics vos séminaires, évènements, soirées d'entreprises, meetings... de A à Z.

Vous cherchez un hotel séminaire? une salle de réunion? Un lieu pour votre évènement? Un restaurant groupe? un traiteur évènementiel? un prestataire d'animation? Genius Meetings vous trouve le fournisseur idéal !

Vous cherchez une plateforme qui vous permet de consolider vos dépenses MICE (Meetings & Events), des maitriser qui dépense quoi et quand? Genius Meetings vous offre un reporting complet et un workflow de validation parametrable !

Vous cherchez un outil vous permettant de gérer votre panel fournisseur évènementiel et séminaire? un outil vous permettant de whitelisté, blacklisté, de mettre en avant vos contrats cadres? Genius Meetings est le logiciel vous permettant de reprendre la main sur vos achats évènementiels et séminaires

Vous cherchez un outil permettant aux organisateurs d'evenements de gagner du temps, en les aidant à rédiger leur cahier des charges, en leur permettant de se créé des évènements types, en leur permettant d'interroger une multitude de lieux en 3 clics, en leur permettant de conserver un historique complet de chaque échange avec chaque fournisseur et surtout en leur permettant de comparer les offres reçues? Genius Meetings a été créé par et pour les organisateurs d'évènements !

Vous cherchez un outil qui va vous permettre la gestion des participants, l'envoi d'invitation par mail, le suivi des invités, et aussi de communiquer grace à un site web dédié à votre évènement? Genius Meetings va vous faire gagner du temps !

Vous souhaitez disposer d'une plateforme collaborative, qui vous permet de connaitre les avis des organisateurs d'évènements sur chaque lieu d'evenement/prestataire? Une plateforme évènementielle qui vous permet d'interroger les participants/invités sur la qualité de l'évènement? Un outil qui vous permet enfin de mesurer le ROI de l'evenement ou du séminaire/réunion? Genius Meetings est le logiciel d'organisation d'évènement qui fait cela !

Lieux, salles, hotels, prestataires évènementiels, vous souhaitez traiter en direct sans intermédiaire et reprendre le controle de votre commercialisation et de vos prix, Genius Meetings est le seul outil du marché à le proposer !

  Seminaire Paris - Seminaire par VilleLieux paris séminaire reunion - Conseils organiser séminaire - Activités et animations séminaires et evenements - Le concept Genius - Plateforme organisation evenement seminaire - TCO dans le MICE/Event/Seminaire

Logiciel disponible en français et en anglais