Plateforme Organisation Evenement et Seminaire :
Comment choisir ?
Choisissez et comparez les meilleurs outils pour votre événement/séminaire
Choisir le meilleur logiciel de gestion d'événements et séminaire pour votre conférence, salon, réunion, séminaire ou événement peut s'avérer un processus long et fastidieux.
Des dizaines d'options de tarification, des centaines de fournisseurs, des milliers de fonctionnalités...
Pourtant, les événements aujourd'hui ne peuvent se passer d'une solide infrastructure logicielle de gestion des événements, autrement appelé plateforme d'organisation d'évènements et séminaires.
Mais par où commencer?
Cet article vous donnera tout ce dont vous avez besoin pour choisir votre logiciel de gestion d'événements.
Vous serez en mesure de comprendre les différentes catégories d'outils, comparer des centaines de solutions et fournisseurs...
Au menu...
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des événements?
Guide d'achat du logiciel de gestion des événements/séminaire
Logiciel de gestion d'événements: Quelles sont les solutions disponibles?
Comparaison des logiciels de gestion d'événements
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des événements?
Le logiciel de gestion d'événements désigne tout type de logiciel utilisé pour promouvoir, planifier, exécuter et évaluer des événements.
Il peut s'agir d'un logiciel interne que vous pouvez utiliser pour gérer l'événement ou d'un logiciel externe qui fait face aux participants à différentes étapes de l'événement (promotion, engagement ou évaluation).
Traditionnellement, les logiciels de gestion d'événements s'articulent autour de la gestion d'événements (gestion de projets, communication d'équipe, gestion des participants, gestion des intervenants, etc.
Ce sont là les piliers de l'évolution du logiciel de gestion des réunions stratégiques.(SMMP)
Dernièrement, cette définition a évolué et comporte un nouvel ensemble d'outils :
Du logiciel de Venue Sourcing (recherche de lieu) aux applications événementielles, des outils d'engagement en direct aux outils de rétroaction et d'enquête.
Comment les organisateurs d'événements choisissent leur plateforme d'organisation d'évènement et séminaire
Ils choisissent leur plateforme d'organisation d'évènements principalement selon 6 facteurs :
Les fonctionnalités disponibles
Le prix
Le support
Le reporting / les analyses
La capacité à gérer des participants sans limite
Au niveau des fonctionnalités, quelles sont les plus utilisées ?
1. Gestion des participants
2. Envoi des emails aux participants
3. Questionnaires post event
4. Applications évenementielle
5. Système de gestion des badges et enregistrement sur place
6. Application d'engagement durant l'évévènement (vote, question réponses en live...)
7. Venue Sourcing
8. Gestion de projet
Certains outils proposent du tout en un. D'autres sont spécialisés sur un segment... pas simple de choisir...
Quelles sont les raisons expliquant la non utilisation des plateforme evenementielle?
Le prix, souvent trop cher
Le manque d'intégration aux autres outils
La complexité
A noté que plus de 50% des entreprises n'utilisement pas de plateforme evenementielle quand elles organisent des évènements ou séminaires... donc 50% les utilisent ce qui prouvent la montée en puissance de ces outils.
Comment choisir la société qui va fournir la plateforme evenementielle? Voici 4 critères à prendre en compte :
Le prix
Le tout en un
La technologie
Le support
Guide d'achat du logiciel de gestion des événements/séminaire
Vous avez identifié une technologie qui peut apporter de la valeur à une partie de votre processus.
Vous avez décidé de l'implémenter progressivement. Vous avez aussi convaincu votre patron.
Génial !
Si vous prenez, par exemple, l'inscription à un événement ou les applications événementielles, il y a des centaines de fournisseurs qui offrent exactement le même produit (au moins sur papier).
Il n' y a pas de solution unique pour tous les événements. La granularité et la fragmentation de notre industrie sont si uniques que même les fournisseurs ignorent parfois certains aspects du processus de planification d'événements.
Pourtant, il existe une approche de niveau supérieur pour relever les défis liés à la sélection du bon fournisseur pour votre technologie.
Prix et coût
Pour les professionnels de l'événementiel qui utilisent une technologie pour la première fois, le prix est un facteur important influençant la décision.
En fait, un bon modèle est de commencer par un petit investissement, puis de l'intégrer dans des logiciels plus grands.
Nous ne saurions trop insister sur la différence entre le prix de la technologie et le coût réel pour votre organisation.
Ce dernier comprend le prix de la technologie plus le temps nécessaire pour la comprendre, la communiquer et la déployer.
Bien que le prix entraîne généralement des coûts globaux, il est également recommandé d'examiner le temps nécessaire à la mise en place de l'outil choisi et le soutien disponible auprès du fournisseur.
Il est difficile d'offrir un aperçu objectif des coûts réels pour votre entreprise. Ce coût dépend généralement de la structure, de la taille et des compétences de votre équipe. Le prix est un excellent point de départ, mais nous vous encourageons à regarder le tableau complet avant de prendre une décision, ce qui comprend l'exploration des fonctionnalités du logiciel de gestion d'événements, l'essai du produit, la demande de références et d'implémentations similaires à votre événement et l'évaluation minutieuse du soutien que vous recevrez.
N'excluez pas les logiciels de gestion d'événements gratuits.
Les outils peu coûteux ou gratuits sont généralement un bon point de départ.
Les modèles'Freemium', où vous pouvez commencer gratuitement et mettre à niveau plus tard, fournissent un moyen à faible risque pour démarrer et rien ne vous empeche après d'investir si votre approche est couronné de succès.
Recherchez également des synergies et des opportunités d'intégration. De plus en plus d'entreprises proposent des solutions technologiques multiples.
Si vous utilisez déjà un outil, l'ajout d'une extension peut coûter beaucoup moins cher que l'achat d'un système ad hoc. Pensez également à des courbes d'apprentissage plus courtes dictées par l'intégration. Parlons de ça.
Intégration
Les organisateurs d'événements utilisent une gamme d'outils logiciels différents pour remplir les diverses parties du processus de gestion d'événements, tels que les outils de Business Intelligence et de reporting, les systèmes de feedback des participants/clients, le blocage des chambres d'hôtel et plus encore.
S'assurer que le logiciel de gestion d'événements est capable de communiquer librement avec le reste de votre pile technologique pourrait vous faire gagner beaucoup de temps qui autrement serait dépensé à importer, exporter et jongler des données dans des feuilles de calcul.
Pour cette raison, l'intégration logicielle permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'éviter les erreurs humaines.
C'est une exigence particulièrement importante si vous êtes à la recherche de petites entreprises de logiciels. Bien qu'il puisse y avoir des avantages dans leur domaine de spécialité, vous voulez vous assurer que le logiciel sélectionné correspond aux autres logiciels que vous utilisez actuellement...
Solutions de gestion événementielle tout-en-un
L'un des secteurs de la technologie événementielle qui croît le plus rapidement est celui des tableaux de bord tout-en-un.
Ce sont des solutions complètes qui offrent des outils sophistiqués, de la recherche d'un lieu à l'enregistrement, des applications aux badges intelligents.
Ils sont l'évolution des tableaux de bord de la gestion des réunions stratégiques, populaires dans les années 2000.
Sur le papier, choisir une solution tout-en-un est l'une des décisions les plus intelligentes que vous prendrez jamais.
Sur le papier...
La réalité peut être différente...
Les solutions tout-en-un sont certainement plus pratiques. Les données sont souvent transférées de manière transparente vers différentes applications en temps réel. Vous pouvez ajouter des modules lorsque vos besoins évoluent. Cela ne signifie pas que vous obtiendrez toutes ces fonctionnalités supplémentaires gratuitement.
Parfois, ils coûteront autant sinon plus cher que les services autonomes.
De plus, si vous mettez tous vos oeufs dans le même panier, vous augmentez les risques. Que se passe-t-il si le serveur de l'entreprise pour laquelle vous travaillez est en panne le jour de l'événement? De plus, ces systèmes ne sont pas toujours flexibles. Par conséquent, si vous avez juste besoin d'essayer un petit quelque chose, une solution tout-en-un pourrait vous forcer à activer un add-on à un coût substantiel.
Il y a des avantages et des inconvénients associés aux solutions tout-en-un et vous devriez les évaluer soigneusement avant de prendre une décision.
Vérification des compétences du fournisseur
Les professionnels de l'événementiel et des réunions accordent une grande importance aux qualifications des fournisseurs de technologie. Habituellement, il s'agit de l'une des sections les plus détaillées lorsqu'ils préparent une demande de propositions (DP) à l'intention des fournisseurs.
Nous croyons qu'il est extrêmement important de vérifier les références des fournisseurs. Nous vous invitons à demander des références de clients, des études de cas et à rechercher des avis sur les réseaux sociaux et les sites de comparaison.
C'est particulièrement vrai si vous recherchez une technologie hautement supportée et très coûteuse.
Avec un marché aussi vaste et concurrentiel, les fournisseurs font l'objet d'un battage médiatique important pour mettre en valeur leur propre crédibilité. Nous croyons que la technologie de l'outil doit être soigneusement examinée en conjonction avec la réputation de l'entreprise.
Dans les cas où vous comparez des entreprises et que la technologie fournie est exactement la même, d'énormes écarts de prix ne sont pas justifiés par la réputation seule.
Support
Si la technologie que vous choisissez se réfère à un processus vital de votre événement - par exemple l'inscription - dans lequel les données et les paiements sont impliqués, vous voudrez peut-être examiner attentivement l'offre des prestataires de soutien.
Il y a une règle universelle dans les entreprises de technologie événementielle. Ceux qui offrent un bon soutien sont généralement ceux qui réussissent.
J'ai vu de nombreuses, beaucoup d'entreprises avec des offres de support médiocres échouer inévitablement à long terme.
Le soutien sur place est particulièrement important.
Souvent, les fournisseurs de technologie événementielle ne comprennent pas comment les événements fonctionnent. Contrairement aux entreprises, les événements durent deux ou trois jours.
Ou au moins la majeure partie de l'action sera concentrée dans une période de pointe au cours de l'année. Vous pouvez probablement vivre avec des systèmes défaillants quatre mois avant l'événement. Vous ne pouvez pas vous permettre d'échouer la semaine précédant l'événement ou, dans le cas d'une application événementielle ou d'outils d'engagement, le jour de l'événement.
C'est la raison pour laquelle une certaine prise en main ou présence sur place pour des piles technologiques vitales est un élément clé de votre décision.
Logiciel de gestion d'événements: Quelles solutions sont disponibles?
Il existe de nombreuses solutions différentes en termes de logiciels de gestion d'événements, axées sur de nombreux domaines et types d'événements. Certains offriront toutes ces fonctions, d'autres se spécialiseront dans un seul domaine. Ce qui est une solution tout-en-un pour un planificateur d'événements ne sera pas assez avancé ou complet pour un autre événement.
Voici quelques-uns des principaux types de logiciels et fonctionnalités de gestion d'événements à explorer.
Lieux et destinations
Choisir le bon lieu et la bonne destination pour votre événement peut faire la différence, et la technologie peut vous aider à évaluer et à prendre les meilleures décisions pour choisir judicieusement.
Il y a une pléthore d'information sur le marché pour faire des recherches et présélectionner les endroits qui vous intéressent, ainsi que pour vous donner les moyens de négocier au mieux.
Certains outils se concentrent sur un seul élément du processus de sélection et de réservation des salles, d'autres technologies peuvent tout gérer, de la recherche à la gestion du transport et des salles.
Type d'outils :
Sélection de la destination et du lieu de l'événement
Recherche de lieu
Comparaison des lieux et des offres
RFP online
Venue Sourcing
Disponibilité des salles et systèmes de réservation en temps réel
Marketplace
Recherche en ligne
Recherche de DMC (Destination management company, ou agence receptive locale)
Négociation du lieu de la réunion / séminaire /évènement
Génération de devis automatisées
Générateurs de devis en ligne
Solutions stratégiques de sourcing de sites
Comparaison de l'historique des réservations
Estimation des taxes, pourboires et dépenses supplémentaires
Hébergement
Blocs de chambres et d'hébergement (réservation, pose d'option...)
Gestion des listes de chambres (rooming list)
Transport
Vols
Transfert
Covoiturage
Connectivité / Wifi / Divers
Connectivité WiFi
Points d'accès WiFi temporaires
Concierge virtuel
Robots / IA
Gestion des participants / Inscription et enregistrement
L'inscription et la billetterie en ligne font partie intégrante de la plupart des événements d'aujourd'hui, même pour les évènements et séminaires gratuit pour les participants...
La plupart des organisateurs d'événements utilisent un système en ligne pour informer ceux qui souhaitent assister à l'événement, ce qui leur permet de gagner du temps et d'assurer une meilleure précision (aucun problème de déchiffrement d'une mauvaise écriture manuscrite).
Type d'outils:
Logiciel d'enregistrement et de gestion des inscriptions en ligne (gestion des participants)
Inscription en ligne
Billetterie en ligne
Formulaires d'inscription personnalisés
Signature électronique de documents juridiques (CGV, Contrat...)
Paiements en ligne sécurisés
Comptabilité et financement
Logiciels financiers
Outils de budgétisation
Suivi des dépenses
Applications comptables
Logiciels de gestion d'événements et de projets
Il existe des solutions tout-en-un qui peuvent prendre en charge les inscriptions, la gestion des tâches, le marketing et la communication au sein d'une même plate-forme.
Évidemment, il y a de nombreux avantages à disposer d'outils complets qui vous aident à tout gérer en un seul endroit et qui donnent l'assurance que si une donnée est mise à jour elle l'est gloabalement.
Type d'outils :
Logiciels de gestion d'événements et de projets
Solutions tout-en-un
Logiciel de gestion de projet
Graphiques de Gantt
Flux de travail
Gestion des tâches
Formation
Portabilité des données / APIs
Gestion des fournisseurs
Partage et stockage de fichiers
Conception et plans de l'événement
Gestion des réunions stratégiques
Planification des réunions
Calendrier des dates
Sites web indépendants
Outils de communication
Outils d'évaluation et de reporting
Outils d'enquête de satisfaction et ROI
Calculs des émissions de C02
Type d'outils :
Outils de marketing événementiel
Sites Web d'événements
Pages d'atterrissage
CRM
Email marketing
Gestion de la boîte de réception
Marketing d'affiliation
Murs sociaux
Affichage interactif
Affichage numérique
Outils de collaboration de groupe
Suivi et rapports
Google Analytics
Analyse des médias sociaux
Comparaison des logiciels de gestion d'évènements et séminaire
Nous n'allons pas comparer les logiciels, il en existe trop et à notre humble avis, leur business model payant est contre productif...
Comme vous pouvez le voir, choisir sa plateforme d'organisation d'évènement et séminaire n'est pas chose aisée... et encore nous n'avons pas abordé tous les points...
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