ORGANISER UN EVENEMENT OU SEMINAIRE 
D'ENTREPRISE EN 10 REGLES 

         

 

 

 

 

Sommaire

 

Organiser un événement d’entreprise, ça peut vous sembler simple mais même quand on a des années d’expériences, on peut parfois oublier les fondamentaux.

 
1- Anticipez et soyez le plus précis possible

 

Rond  Anticipez = organiser une réunion avec les décideurs très rapidement pour connaitre les enjeux, la forme de votre évènement… Quel type d’évènement ou séminaire ?

 

Rond  Quels participants ? 

 

RondQuel budget ? 

 

Rond  Quelle date ? Flexibles ?

 

Rond  Objectifs / Enjeux ?

 

Rond  Messages ?

 

Rond  Quid de n-1, qu’ont il appréciés ou pas ?

 

Rond  Quid du programme de l’évènement ?

 

Rond  Sous traiter l'ensemble, ou qu'une partie de l'organisation de l'événement  ?

 

 

Demande de démo, cliquez-ici !

 

2- Créer le déroulé de votre événement d’entreprise

 

Il faut alors créé votre évènement étape par étape, en partant de l’arrivée des participants jusqu’à leur départ.

Vous pourrez ainsi définir précisément vos besoins, par exemple en choississant un type de séminaire : un séminaire résidentiel.

Dans ce contexte, de séminaire résidentiel, les étapes sont : les participants arrivent, que doivent ils faire ? passer par le desk d’accueil ? doivent il s’enregistrer ? Donner leur carte bancaire ?

Puis ils déposent leurs bagages, mais combien de temps disposent-ils pour cela ? Et pour se rendre à la salle plénière, comment leur indiquer l'itinéraire ? 

Il est nécessaire de penser en amont de votre séminaire l'organisation pour recevoir vos invités, avec l'envoi d'un mail en précisant le programme d'étaillé de votre événement. 

De plus, il est nécessaire de penser aux besoins de vos participant dans la salle de réunion : collation, besoin techniques, ... 

Avec tout cela, vous allez obtenir un brief complet. Vous connaitrez vos besoins pour votre évènement d’entreprise : salle, technique, hébergement, restauration, animation, goodies…

 


3- Consulter des prestataires évènementiels

 

Avec ce brief complet et ce programme détaillé, vous allez pouvoir consulter les prestataires.

Evidemment, nous vous conseillons de les chercher via Genius Meetings ;) 

A noté que vous devez leur transmettre le brief le plus complet possible car tout ce qui est prévu en amont coutera moins cher au final.

Parole d’hôteliers : « dès que le contrat est signé, tout rajout est facturé au prix normal »

 


4- Comparez les retours des lieux dans le détail

 

Il s’agit là d’un moment essentiel et peu sexy, mais indispensable. 

La difficulté principale est qu’il faut au préalable vérifier que les devis correspondent bien à votre brief…et de part notre expérience de plus de 100 000 évènements organisés, 1 fois sur 2 ce n’est pas le cas. 

N’hésitez pas à échanger avec les lieux et à requalifier le cahier des charges. 

Sur Genius Meetings, vous disposez d’un tableau comparatif simple vous permettant en 1 coup d’œil de comparer les devis

 


5- Elaborer une to do list evenementielle

 

Pour ne rien oublier avant, pendant et après ! 

Un exemple de to do list

 

Avant le Jour J :

 

Rond  Clarifier les buts, objectifs de l’événement (séminaire…)

 

Rond  Bloquer une date

 

Rond  Déterminer un retroplanning et une to do list

 

Rond  Déterminer la liste des invités

 

Rond  Etablir un budget

 

Rond  Sélectionner plusieurs lieux

 

Rond  Elaborer un cahier des charges pour chaque type de prestation

 

Rond  Choisir ses prestataires

 

Rond  Faites des demandes de disponibilité de prise en charge

 

Rond  Créer et envoyer ses invitations

 

Rond  Création d’un site pour centraliser les inscriptions

 

Rond  Créer les différentes signalétiques

 

Rond  Revoir tous les détails auprès des fournisseurs

 

Rond  Pré-valider toutes les réservations

 

Rond  Gérez les aspects contractuels avec les prestataires

 

Rond  Gérez les aspects financiers

 

Rond  Envoyer la rooming list

 

Rond  Choix de menus

 

Rond  Créer les badges

 

Rond  Créé le programme de l’évènement

 

Rond  Gérer les VIP et Pré-night/Post Night

 

 

Jour J :

 

Rond  Recevoir les invités

 

Rond  Recevoir les intervenants

 

Rond  Transmettre les badges

 

Rond  Transmettre le programme de l’évènement

 

 

Après le Jour J :

 

Rond  Créer et envoyer vos enquêtes de satisfaction

 

Rond  Evaluer vos prestataires

 

Rond  Anticiper le prochain évènement en vous mettant un rappel

 

 

Demande de démo, cliquez-ici !

 

6- Communiquer sur votre évènement et envoyer vos invitations aux participants

 

Il est aujourd’hui indispensable de créé un site web dédié à son évènement, sur lequel les participants retrouveront toutes les informations pratiques.

Cela fait au final gagner beaucoup de temps car cela évite d’accroître des appels, des mails et de devoir répondre à beaucoup de questions.

Vous pouvez créé un site facilement via les outils gratuits online ou grâce à Genius Meetings.

Nous vous conseillons de créé le site dès que le lieu est choisi et que vous avez contractualisé.

Astuce : remplissez le site au fur et à mesure et informé les participants dès qu’une nouvelle infos est disponible. Afin de suivre les participants, nous vous recommandons l’envoi automatisé d’email.

N’oubliez pas de relancer vous participant quelques jours avant votre événement. 

 


7- Briefing des intervenants, prestataires et de l’équipe d’organisation

 

Cette étape est indispensable afin que chacun sache ce qu’il a à faire et quand il doit le faire.

Cette étape doit se faire de préférences quelques jour avant votre événement, et si vous avez manqué de temps à faire quelques heures avant l'évenement. 

Pour les intervenants, nous vous conseillons d’échanger avec eux sur le timing de leurs interventions dès le début (rédaction cahier des charges…).


8- Mesure la satisfaction/ROI de votre évènement/séminaire

 

Vous devez d’abord créé votre questionnaire. En voici un exemple : http://www.idealmeetingsevents.fr/2015/08/26/enquete-satisfaction-journee-etudes/

N’oubliez pas d’y intégrer des questions vous permettant de mesurer votre ROI. Il est nécessaire de diffuser votre questionnaire, et de faire de relance pour avoir un maximum de réponses.

Le logiciel Genius Meetings automatise cela, mais d'autres outils existent pour cet effet. 

 

 

9- Evaluez vos prestataires

 

Grace à l’évaluation des participants, vous allez pouvoir évaluer vos prestataires.

Vous pourrez aussi évaluer leur capacité d’accompagnement dans l’organisation de l’évènement ou du séminaire.
 

 


10- Anticipez le prochain évènement

 

Gouverner c’est prévoir ! Il est donc temps d’anticiper votre prochain évènement. Soit en interrogeant dès maintenant les prestataires soit en vous planifiant une tâche.

Plus vous anticiperez, plus votre capacité de négociation sera forte !

 

 

Pour Organiser votre séminaire ou événement avec Genius Meetings

 

Demande de démo, cliquez-ici !

 

Inscrivez-vous ici, c'est gratuit !

 

Trouvez votre lieu pour organiser votre séminaire 

 

         

 

 

 

Genius Meetings la solution innovante 100% online pour organiser vos séminaires d’entreprise

____

 

Mockup Macbook Pro 2017 min

 

Gain de temps

Rond Centraliser vos données

Rond Recherche de lieu personnalisée

Rond Comparateur de devis

 

Un outil adapté à vos besoins

Rond Gestion des participants en ligne

Rond Outil de marketing / communication

Rond 30% d’économies

 

Notre engagement écologique

Rond Promotion des lieux durables

Rond Evaluer les émissions de votre événement

 

 

Pour Organiser votre séminaire ou événement avec Genius Meetings

 

Inscrivez-vous ici, c'est gratuit !

 

 

Demande de démo, cliquez-ici !

 

 

 

Organiser un séminaire par ville


 

Aix-en-Provence

Bruxelles

Genève

Lille

Montpellier

Rennes 

Biarritz

Caen

Grenoble

Lyon

Nantes Strasbourg

Bordeaux 

Clermont-Ferrand

Lausanne

Marseille

Nice Toulouse
Brest Dijon

Liège

Metz Orléans  

 

Trouver votre lieu de séminaire en France

 

 

 

  

Articles intéressants sur le même sujet

 

 

 

TCO dans le MICE

 

TCO MICE

 

Communiquer sur votre évenement

 

communiquer sur evenement

Combien coute un évènement?

 

b2ap3 medium Sminaire France

 
      

Genius Meetings est un logiciel d'organisation de séminaires et évènements. Il vous permet d'organiser en quelques clics vos séminaires, évènements, soirées d'entreprises, meetings... de A à Z.

Vous cherchez un hotel séminaire? une salle de réunion? Un lieu pour votre évènement? Un restaurant groupe? un traiteur évènementiel? un prestataire d'animation? Genius Meetings vous trouve le fournisseur idéal !

Vous cherchez une plateforme qui vous permet de consolider vos dépenses MICE (Meetings & Events), des maitriser qui dépense quoi et quand? Genius Meetings vous offre un reporting complet et un workflow de validation parametrable !

Vous cherchez un outil vous permettant de gérer votre panel fournisseur évènementiel et séminaire? un outil vous permettant de whitelisté, blacklisté, de mettre en avant vos contrats cadres? Genius Meetings est le logiciel vous permettant de reprendre la main sur vos achats évènementiels et séminaires

Vous cherchez un outil permettant aux organisateurs d'evenements de gagner du temps, en les aidant à rédiger leur cahier des charges, en leur permettant de se créé des évènements types, en leur permettant d'interroger une multitude de lieux en 3 clics, en leur permettant de conserver un historique complet de chaque échange avec chaque fournisseur et surtout en leur permettant de comparer les offres reçues? Genius Meetings a été créé par et pour les organisateurs d'évènements !

Vous cherchez un outil qui va vous permettre la gestion des participants, l'envoi d'invitation par mail, le suivi des invités, et aussi de communiquer grace à un site web dédié à votre évènement? Genius Meetings va vous faire gagner du temps !

Vous souhaitez disposer d'une plateforme collaborative, qui vous permet de connaitre les avis des organisateurs d'évènements sur chaque lieu d'evenement/prestataire? Une plateforme évènementielle qui vous permet d'interroger les participants/invités sur la qualité de l'évènement? Un outil qui vous permet enfin de mesurer le ROI de l'evenement ou du séminaire/réunion? Genius Meetings est le logiciel d'organisation d'évènement qui fait cela !

Lieux, salles, hotels, prestataires évènementiels, vous souhaitez traiter en direct sans intermédiaire et reprendre le controle de votre commercialisation et de vos prix, Genius Meetings est le seul outil du marché à le proposer !

  Seminaire Paris - Seminaire par VilleLieux paris séminaire reunion - Conseils organiser séminaire - Activités et animations séminaires et evenements - Le concept Genius - Plateforme organisation evenement seminaire - TCO dans le MICE/Event/Seminaire

Logiciel disponible en français et en anglais