ORGANISER UN EVENEMENT OU SEMINAIRE
D'ENTREPRISE EN 10 REGLES

Sommaire

ORGANISER UN EVENEMENT OU SEMINAIRE D'ENTREPRISE EN 10 REGLES

1- Anticipez et soyez le plus précis possible
2- Créer le déroulé de votre événement d’entreprise
3- Consulter des prestataires évènementiels
4- Comparez les retours des lieux dans le détail
5- Elaborer une to do list evenementielle
6- Communiquer sur votre évènement et envoyer vos invitations aux participants
7- Briefing des intervenants, prestataires et de l’équipe d’organisation
8- Mesure la satisfaction/ROI de votre évènement/séminaire
9- Evaluez vos prestataires
10- Anticipez le prochain évènement

Organiser un événement d’entreprise, ça peut vous sembler simple mais même quand on a des années d’expériences, on peut parfois oublier les fondamentaux.

1- Anticipez et soyez le plus précis possible

Anticipez = organiser une réunion avec les décideurs très rapidement pour connaitre les enjeux, la forme de votre évènement… Quel type d’évènement ou séminaire ?

Quels participants ?

Quel budget ?

Quelle date ? Flexibles ?

Objectifs / Enjeux ?

Messages ?

Quid de n-1, qu’ont il appréciés ou pas ?

Quid du programme de l’évènement ?

Sous traiter l'ensemble, ou qu'une partie de l'organisation de l'événement ?

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2- Créer le déroulé de votre événement d’entreprise

Il faut alors créé votre évènement étape par étape, en partant de l’arrivée des participants jusqu’à leur départ.

Vous pourrez ainsi définir précisément vos besoins, par exemple en choississant un type de séminaire : un séminaire résidentiel.

Dans ce contexte, de séminaire résidentiel, les étapes sont : les participants arrivent, que doivent ils faire ? passer par le desk d’accueil ? doivent il s’enregistrer ? Donner leur carte bancaire ?

Puis ils déposent leurs bagages, mais combien de temps disposent-ils pour cela ? Et pour se rendre à la salle plénière, comment leur indiquer l'itinéraire ?

Il est nécessaire de penser en amont de votre séminaire l'organisation pour recevoir vos invités, avec l'envoi d'un mail en précisant le programme d'étaillé de votre événement.

De plus, il est nécessaire de penser aux besoins de vos participant dans la salle de réunion : collation, besoin techniques, ...

Avec tout cela, vous allez obtenir un brief complet. Vous connaitrez vos besoins pour votre évènement d’entreprise : salle, technique, hébergement, restauration, animation, goodies…

3- Consulter des prestataires évènementiels

Avec ce brief complet et ce programme détaillé, vous allez pouvoir consulter les prestataires.

Evidemment, nous vous conseillons de les chercher via Genius Meetings ;)

A noté que vous devez leur transmettre le brief le plus complet possible car tout ce qui est prévu en amont coutera moins cher au final.

Parole d’hôteliers : « dès que le contrat est signé, tout rajout est facturé au prix normal »

4- Comparez les retours des lieux dans le détail

Il s’agit là d’un moment essentiel et peu sexy, mais indispensable.

La difficulté principale est qu’il faut au préalable vérifier que les devis correspondent bien à votre brief…et de part notre expérience de plus de 100 000 évènements organisés, 1 fois sur 2 ce n’est pas le cas.

N’hésitez pas à échanger avec les lieux et à requalifier le cahier des charges.

Sur Genius Meetings, vous disposez d’un tableau comparatif simple vous permettant en 1 coup d’œil de comparer les devis

5- Elaborer une to do list evenementielle

Pour ne rien oublier avant, pendant et après !

Un exemple de to do list

Avant le Jour J :

Clarifier les buts, objectifs de l’événement (séminaire…)

Bloquer une date

Déterminer un retroplanning et une to do list

Déterminer la liste des invités

Etablir un budget

Sélectionner plusieurs lieux

Elaborer un cahier des charges pour chaque type de prestation

Choisir ses prestataires

Faites des demandes de disponibilité de prise en charge

Créer et envoyer ses invitations

Création d’un site pour centraliser les inscriptions

Créer les différentes signalétiques

Revoir tous les détails auprès des fournisseurs

Pré-valider toutes les réservations

Gérez les aspects contractuels avec les prestataires

Gérez les aspects financiers

Envoyer la rooming list

Choix de menus

Créer les badges

Créé le programme de l’évènement

Gérer les VIP et Pré-night/Post Night

Jour J :

Recevoir les invités

Recevoir les intervenants

Transmettre les badges

Transmettre le programme de l’évènement

Après le Jour J :

Créer et envoyer vos enquêtes de satisfaction

Evaluer vos prestataires

Anticiper le prochain évènement en vous mettant un rappel

Demande de démo, cliquez-ici !

6- Communiquer sur votre évènement et envoyer vos invitations aux participants

Il est aujourd’hui indispensable de créé un site web dédié à son évènement, sur lequel les participants retrouveront toutes les informations pratiques.

Cela fait au final gagner beaucoup de temps car cela évite d’accroître des appels, des mails et de devoir répondre à beaucoup de questions.

Vous pouvez créé un site facilement via les outils gratuits online ou grâce à Genius Meetings.

Nous vous conseillons de créé le site dès que le lieu est choisi et que vous avez contractualisé.

Astuce : remplissez le site au fur et à mesure et informé les participants dès qu’une nouvelle infos est disponible. Afin de suivre les participants, nous vous recommandons l’envoi automatisé d’email.

N’oubliez pas de relancer vous participant quelques jours avant votre événement.

7- Briefing des intervenants, prestataires et de l’équipe d’organisation

Cette étape est indispensable afin que chacun sache ce qu’il a à faire et quand il doit le faire.

Cette étape doit se faire de préférences quelques jour avant votre événement, et si vous avez manqué de temps à faire quelques heures avant l'évenement.

Pour les intervenants, nous vous conseillons d’échanger avec eux sur le timing de leurs interventions dès le début (rédaction cahier des charges…).

8- Mesure la satisfaction/ROI de votre évènement/séminaire

Vous devez d’abord créé votre questionnaire. En voici un exemple ici

N’oubliez pas d’y intégrer des questions vous permettant de mesurer votre ROI. Il est nécessaire de diffuser votre questionnaire, et de faire de relance pour avoir un maximum de réponses.

Le logiciel Genius Meetings automatise cela, mais d'autres outils existent pour cet effet.

9- Evaluez vos prestataires

Grace à l’évaluation des participants, vous allez pouvoir évaluer vos prestataires.

Vous pourrez aussi évaluer leur capacité d’accompagnement dans l’organisation de l’évènement ou du séminaire.

10- Anticipez le prochain évènement

Gouverner c’est prévoir ! Il est donc temps d’anticiper votre prochain évènement. Soit en interrogeant dès maintenant les prestataires soit en vous planifiant une tâche.

Plus vous anticiperez, plus votre capacité de négociation sera forte !

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